Звіт про роботу архівного відділу Івано-Франківської міської ради у Iпівріччі 2021 року

У першому півріччі 2021 року відділ працював відповідно до плану роботи та завдань, які надходили від керівництва Івано-Франківської міської ради та Державного архіву Івано-Франківської області.

Основними завдання були: забезпечення збереження, використання та наповнення архіву документами Національного архівного фонду (НАФ), а також своєчасне виконання заяв і звернень від юридичних і фізичних осіб.
Для роботи з документами у відділі створено сектор тривалого зберігання архівних  документів та виконання запитів соціально-правового характеру.

З метою підвищення фахового рівня три працівники відділу пройшли навчання на короткострокових семінарах в Івано-Франківському центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій.

На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ за 2020-2024 роки проведено перевіряння документів фонду №34 Добровільного спортивного товариства сприяння авіації і флоту (ДТСААФ) за 1952-1983 роки.

В організаційному плані керівником відділу підготовлено 4 службові записки до керівництва міської ради, щодо необхідності забезпечення відділу додатковим приміщенням та посадовими одиницями, надання обладнання та комп’ютерної техніки. В результаті чого, для відділу вишукано додаткове приміщення площею 52 квадратних метри, в штат відділу введено додатково посаду головного спеціаліста, надано робочий стіл та інше.

У зв’язку з утворенням Івано-Франківської територіальної громади до архівного відділу були передані документи НАФ від Вовчинецької, Крихівецької, Микитинецької, Угорницької та Хриплинської сільських рад. В процесі підготовки до передачі документів працівниками архівного відділу надавалась як методична, так і практична допомога у проведенні експертизи та впорядкування документів відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Від колишніх сільських рад прийнято на зберігання 772 справи постійного терміну  зберігання, від міської виборчої комісії прийнято на зберігання 32 справи постійного зберігання та 6 справ з кадрових питань. Здійснено експертизу, відбір та описування документів Івано-Франківської міської ради за 2016-2017 роки. Документи установ, які у списку НАФ направлялися на розгляд ЕПК (експертно-перевірної комісії) державного архіву Івано-Франківської області.

Департаментам, управлінням та відділам міської ради надавалась методична допомога щодо складання номенклатури справ, експертизи та складання номенклатури справ, експертизи та описування  документів, підготовці актів на виділення до знищення документів та інше.

Згідно плану працювала експертна комісія (ЕК) архівного відділу. Проведено 5 засідань на яких розглянуто 47 питань: заслухано звіт про роботу ЕК у 2020 році, схвалено план роботи на 2021 рік, схвалено номенклатури  справ Івано-Франківського місцевого центру з надання безоплатної вторинної правової допомоги (БВПД), Департаментів: молодіжної політики та спорту; стратегічного розвитку, цифрових трансформацій, роботи із засобами масової інформації, комунікації з мешканцями; адміністративних послуг Івано-Франківської міської ради, містобудування і архітектури Івано-Франківської міської ради; економічного розвитку, екології та енергозбереження Івано-Франківської міської ради; інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв’язків, туризму та промоцій міста; інфраструктури, житлової та комунальної політики, управління капітального будівництва міської ради та КП «Івано-Франківськводоекотехсервіс». Схвалено положення  про експертну комісію Департаменту економічного розвитку, екології та енергозабезпечення міської ради, Департаменту інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв’язків, туризму та промоцій міста міської ради, Департаменту інфраструктури, житлової та комунальної політики міської ради та управління капітального будівництва міської ради; схвалено описи справ з постійного зберігання  та з кадрових питань   Івано-Франківської міської територіальної виборчої комісії за 2020 рік, Вовчинецької, Крихівецької, Микитинецької, Угорницької та Хриплинської сільських рад та сільських виборчих комісій, фінансового управління міської ради за 2017-2019 роки, Служби у справах дітей виконавчого комітету міської ради за 2018-2020 роки, Івано-Франківського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді за 2017-2020 роки; описи з кадрових питань КП «Дирекція замовника» та КНП «Міська клінічна лікарня №1» та 14 підприємств, організацій, які припинили свою діяльність. Схвалено акти на вилучення до знищення документів вищого професійного художнього училища №3, Микитинецької, Угорницької, Хриплинської сільських рад, фінансового управління міської ради, Служби у справах дітей виконавчого комітету міської ради, КП «Аварійна служба ЄРЦ», Івано-Франківського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді. Схвалено експертний висновок про виведення Центральної міської клінічної лікарні зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ.

У I півріччі до архівного відділу прийнято 842 справи постійного зберігання та 135 справ з кадрових питань (особового складу) від 10 організацій і установ, які припинили діяльність.

Прийняті документи прошифровано, занесено в облікові книги та Переліки. Видано 29 довідок у відділ державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців управління реєстраційних процедур та управління державної реєстрації  ГТУЮ в Івано-Франківській області.

За звітний період до відділу надійшло 577 заяв і звернень від фізичних та юридичних осіб, з них 468 соціально-правового характеру, 78 майнового та 3 тематичного характеру.

На заяви і звернення громадян працівники відділу вчасно готували та надавали довідки або повідомлення.

Надавались усні консультації та роз’яснення громадянам з різних питань, що в компетенції відділу.

Для інформування громадян відділ щомісячно готував доповнення до Переліку організацій, які припинили свою діяльність та передали документи до архівного відділу. Списки таких організацій передавались для розміщення на сайт виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради у розділ «Мешканцям міста».

Регулярно надавались документи ліквідованих підприємств, організацій та установ для перевірки працівникам управління Пенсійного фонду.

На виконання рішення виконкому Івано-Франківської від 21.09.2017 року №767 «Про перелік платних послуг та цін на них, що виконуються архівним відділом міської ради» було надано послуг на 7818 гривень.

Покращилось матеріально-технічне забезпечення відділу. Зокрема, придбано 50 архівних коробок, новий робочий стіл, канцелярські товари.

Ведуться підготовчі роботи щодо ремонту в новопереданому приміщенні на вул. Мазепи, 167. Регулярно проводились знепилення документів, контроль за температурою та вологою в архівосховищах. Проведено інструктажі з пожежної безпеки та охорони праці.

Після завершення ремонту приміщення на вул. Мазепи, 167 архівний відділ планує прийняти та розмістити там документи від ВО «Родон», де у свій час працювало найбільша кількість людей у місті.