І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 61 проекті рішення виконавчого комітету міської ради: «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул. Марійки Підгірянки, 23», «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул.Матейки, 38», «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул.Б.Хмельницького, 78», «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул.Гетьмана Мазепи, 106А», «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2019 рік», «Про план роботи виконавчого комітету міської ради на ІІ півріччя 2019 року», «Про план роботи виконавчого комітету міської ради на І півріччя 2020 року та ряд рішень про приєднання  сіл Титсменицького району до Івано-Франківської міської ради.

Розроблено 29 проектів рішень сесії міської ради «Про затвердження Порядку проведення громадських обговорень з питань добровільного об’єднання територіальних громад», «Про перейменування вулиці», «Про надання дозволу на створення будинкового комітету на вул.Б.Лепкого, 1», «Про надання дозволу на створення будинкового комітету на вул. Марійки Підгірянки, 23», 9 проектів розпоряджень  міського голови: «Про проведення щотижневої акції «Велосипедом на роботу», «Про внесення змін до розпорядження міського голови від 24.02.2016р. №97-р», «Про утворення спільної робочої групи з підготовки проекту Статуту Івано-Франківської об’єднаної територіальної громади», «Про заходи з підготовки до проведення виборів народних депутатів України», «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення повторного голосування виборів Президента України 21 квітня 2019р», «Про порядок розміщення друкованих матеріалів передвиборної агітації».,

За звітний період підготовлено 18 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційне управління облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ, зокрема, щоквартальний паспорт міської ради, щомісячні інформації про хід процесів децентралізації в місті, виконання плану дій із впровадження Ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» у 2016-2018 роках».

         В управління за 2019р. надійшло понад 358 вхідних документів. Підготовлено відповіді на 47 інформаційних запитів про публічну інформацію, 20 звернень громадян.

1.2.Організація проведення позачергових виборів народних депутатів України

         Впродовж звітного періоду здійснено великий обсяг робіт з підготовки проведення двох турів виборів Президента України та позачергових виборів народних депутатів України. Успішно вирішувались питання щодо матеріально-технічного забезпечення 111 постійних та спеціальних виборчих дільниць, з яких 62 в/д розміщені у закладах, підпорядкованих Департаменту освіти і науки, 11 в/д – у закладах культури міста і селах міської ради, 13  – у лікувальних закладах (з них 3 міські), 11  – у приміщеннях  вищих навчальних закладів, 14  – у закладах різного підпорядкування.

Зокрема, підготовлено відповідні  розпорядження міського голови «Про заходи з підготовки до проведення виборів Президента України»  №58-р від 14.02.2019р., розпорядження «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення виборів Президента України 31 березня 2019р.  №100-р від 28.03.2019р., розпорядження «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення повторного голосування виборів Президента України» №124-р від 18.04.2019р. розпорядження міського голови №241-р «Про заходи з підготовки до проведення виборів народних депутатів України», №263-р «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення позачергових виборів народних депутатів України 21 липня 2019 р.». Також відповідними розпорядженнями визначено місця для передвиборчої агітації.

         З метою забезпечення безперешкодного доступу до виборчих дільниць мало мобільних груп населення, 4 виборчі дільниці перенесені на 1 поверхи. Організовано встановлення пандусів до 3 виборчих дільниць. 

         Питання підготовки до виборів регулярно заслуховувалось на оперативних нарадах у міського голови, дано відповідні доручення керівникам виконавчих органів щодо впорядкування прилеглих до виборчих дільниць територій, їх освітлення. Окружні виборчі комісії, спостерігачі  відзначили високу організацію проведення  виборів.

1.3.Створення Івано-Франківської міської об’єднаної громади

За участі управління здійснено ряд заходів для створення Івано-Франківської міської об’єднаної громади.  Івано-Франківськ став першим містом в Україні яке розпочало процес об’єднання з підписання угод про співпрацю: укладені угоди з селами Підлужжя, Колодіївкою, Узин, Підпечари, Добровляни, Черніїв, Чукалівка.

Підготовлено рід проектів рішень міської оради, виконавчого комітету щодо приєднання сіл Тисменицького району до Івано-Франківської міської ради: 9 жовтня 2019р. Івано-Франківською міською радою прийнято рішення про приєднання Черніївської та Підлузької сільських територіальних громад  до Івано-Франківської міської територіальної громади, а 8 листопада 2019р. сесія міської ради дала згоду на приєднання ще 6 сіл Тисменицького району: Березівка, Братківці, Добровляни, Колодіївка, Підпечери, Узин.

         Триває співпраця і з іншими селами Тисменицького та Надвірнянського районів  щодо обговорення приєднання до Івано-Франківська, активно проводяться громадські збори мешканців сіл. Громади сіл  Тисменичани та Драгомирчани звернулись до Івано-Франківської обласної державної адміністрації з бажанням також приєднатись до Івано-Франківська. 

І.4.Організація внутрішніх навчань працівників виконавчих органів міської ради

Здійснювалася координація навчання 114 працівників структурних підрозділів з англійської мови у приміщенні виконавчого комітету та працівників вищого рівня у СП "МБЕРІФ-Бізнес-Центр".

08.05.19р. працівником управління організаційно-інформаційної роботи та контролю в ЦНАПі проведено навчання з адміністраторами щодо прийому документів для створення ОСН.

21.05.19р. для працівників виконавчих органів міської ради організовано проведення представниками Національної академії державного управління при Президентові України тематичного семінару на тему: «Інформаційно-комунікативна діяльність органів місцевого самоврядування».

25-26.06.19р. проведено семінар-навчання «Про нові вимоги до формування та розміщення наборів відкритих даних» для відповідальних працівників структурних підрозділів та комунальних підприємств.

02.07.19р. для працівників виконавчих органів міської ради організовано проведення тренінгу на тему: «Способи комунікації громадськості з органами влади».

07.08.19р. управління надало допомогу в організації проведення                  ГО «Слід» внутрішнього навчання для працівників виконавчих органів міської ради на тему: «Інвалідність не обмежує-обмежує дискримінація».

27.09.19р. управління організувало проведення внутрішнього навчання для працівників виконавчих органів міської ради на тему: «Невідкладна домедична допомога».

11-12 грудня 2019р. начальником відділу організаційно-інформаційної роботи та контролю І.Маліновською організовано навчання в Центрі підвищення кваліфікації державних службовців і керівників державних підприємств, установ й організацій на тему: «Робота з порталом відкритих даних».

І.5.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Працівники управління, закріплені за сільськими радами, надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови, секретарі та працівники сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації.

            Систематично надаються консультації головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

Інформування сільських рад про обласні конкурси розвитку місцевого самоврядування та консультації Хриплинської і Крихівецької сільських рад при поданні заявок.

І.6.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Надано методичну допомогу в організації створення,                                    надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення ініціативній групі зі створення будинкового комітету на                                              вул.Гетьмана Мазепи, 106А, вул.Б.Хмельницького, 78, вул.Матейки, 38, вул.Марійки Підгірянки, 23, вул.Б.Лепкого, 1.

І.7.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Здійснено координацію роботи та ведення всієї необхідної документації щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та виконавчих органах міської ради.

Відповідно до п.5.4 Настанови з якості виконавчого комітету міської ради проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2018 рік, опрацьовано пропозиції виконавчих органів міської ради та сформовано і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №269 від 07.03.2019 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2019 рік.

Проведено підготовку, організацію та проходження в серпні 2019 року                І наглядового аудиту системи управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2015 та ДСТУ ISO 9001:2015.

Протягом 2019 року проведено 20 засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ на яких розглянуто питання внесення змін в перелік адміністративних послуг, інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг та опрацювання нових версій інформаційних карток, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

В зв’язку із змінами в чинному законодавстві та за поданнями виконавчих органів міської ради впродовж року вносилися зміни до переліку адміністративних послуг. Так, за поданнями виконавчих органів міської ради впродовж року внесено зміни в назви 15 адміністративних послуг, вилучено з переліку адміністративних послуг 6 адміністративних послуг, включено в перелік адміністративних послуг 23 адмін. послуги, змінено суб'єкта надання              19 адмін. послуг, внесено зміни в 51 інформаційну та 7 технологічних карток адміністративних послуг.

Надано консультації та проведено перевірку нових версій інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг виконавчих органів міської ради.

Загалом, впродовж 2019 року проведено перевірку 96 інформаційних карток та 48 технологічних карток адміністративних послуг.

Відповідно до затвердженого графіку здійснено організацію та координацію проведення внутрішніх аудитів (19-22.11.2019р.) у вищого керівництва та 33 структурних підрозділах виконавчого комітету.                     Проведено збір, перевірку та впорядкування матеріалів по проведених аудитах,  сформовано реєстр звітів внутрішнього аудиту.

Проведено аналізування та підготовлено звіт за результатами функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради у 2019 році.

Підготовлено графік проведення внутрішніх аудитів на 2020 рік.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах, вивчення методичних рекомендацій та досвіду інших міст у сфері функціонування системи управління якістю з метою її удосконалення у виконавчому комітеті міської ради.

І.8.Організація узагальнення та контролю за проведенням загальноміських заходів

 Щоденно та щотижнево проінформовано керівництво виконавчого комітету, облдержадміністрації про суспільно-політичну обстановку в місті та узагальнено заходи, які відбуваються в місті протягом дня, тижня, місяця. Відвідано окремі заходи з метою моніторингу ефективності та якості їх проведення.

Організовано запрошення керівників органів самоорганізації населення  на урочистості з нагоди Дня незалежності України.

Здійснено узагальнення переліку професійних свят та проінформовано керівників щодо подання пропозицій щодо нагородження подяками та грамотами з нагоди професійних свят.

1.9.Підвищення кваліфікації, обмін досвідом працівників управління

         В минулому році працівники управління проходили навчання на тематичних короткострокових семінарах в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій.

А.Лис, заступник керуючого справами-начальник управління брав участь в семінарах:

15 березня взяв участь у Форумі місцевого самоврядування з питань децентралізації, м.Львів 

16 липня взяв участь у ознайомчому візиті до Коломийської ОТГ, де разом з працівниками міської ради та сільськими головами Тисменицького району вивчали досвід взаємодії міста з селами у новоутвореній об’єднаній громаді

23 липня взяв участь у обласній нараді-обговоренні з питань активізації процесу утворення об’єднаних територіальних громад в Івано-Франківській області

І.Маліновська, начальник відділу організаційно-інформаційної роботи брала участь в семінарах:

- 11 вересня 2019р пройшла навчання на тематичному короткостроковому семінарі «Забезпечення захисту прав громадян на доступ до інформації. Правові основи захисту персональних даних»

О.Шуляк, головний спеціаліст відділу організаційно-інформаційної роботи

05 березня 19р. взяла участь у навчанні-семінарі для голів БК щодо конкурсу проектів;

27 вересня 19р. взяла участь у навчанні «Невідкладна домедична допомога»;

17 жовтня 19р. взяла участь у навчанні «Лідерство 21-го століття»

21.10-23.11.19р. взяла участь у міжнародній програмі обміну «Professional Fellows Program» (Програма професійних стажувань)

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська.

За 2019 рік у виконавчий комітет міської ради надійшло 1029 (826 - в 2018р.) запитів про публічну інформацію. З них 520 (392) надійшли поштою. Близько половини запитів -  509 за звітний період (431 – в 2018р.) надходять через інтернет-приймальню. Впровадження електронних сервісів для  спрощення спілкування з громадою стало дієвим та виправданим кроком, тому велика увага  в роботі виконавчого комітету приділяється саме таким формам роботи.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

З початку 2019р. міська рада, виконавчі органи влади продовжували реалізацію інформаційної політики, спрямованої на  підвищення відкритості, прозорості управління містом. За результатами дослідження 2018 року, яке провела Громадська мережа «ОПОРА», Івано-Франківськ став беззаперечним лідером  в рейтингу публічності місцевого самоврядування, випередивши такі міста як Луцьк, Львів, Київ, Тернопіль. Загальний показник Індексу публічності Івано-Франківської міської ради становить 86,79%, що на 9,09% більше, ніж у попередньому періоді, та дав змогу нашому  місту посісти перше місце у національному рейтингу.

Як зазначають експерти, нам  вдалося зберегти лідерські позиції у рейтингу завдяки забезпеченню зручного доступу громадян до адміністративних послуг, продовженню практики використання електронних сервісів, відсутності процедурних обмежень для доступу жителів міста до засідань колегіальних органів міської ради та систематичному впровадженню політики відкритих даних.

Як і в попередні роки, в 2019 р. Івано-Франківськ увійшов  в трійку лідерів е-демократії поряд з Києвом та Львовом. Такими є результати дослідження Центру Розвитку Інновацій - Center for Innovations Development, які оприлюднили на форумі, присвяченому розвитку електронної демократії в Україні. Загалом, вивчали 30 міст і показники Франківська виявились одними з найкращих.

Високий рівень відвідувань – від 1500 до 2500 відвідувачів в день свідчить про високу популярність веб-сайту виконавчого комітету. 

Актуальність інформації, яка оприлюднюється на сайті, є досить високою – кожного дня  веб-сторінка поповнюється більш як 20 новими повідомленнями, відвідувачів сайту цікавить база даних нормативних актів, щодня через інтернет-приймальню поступає в середньому 3 електронних звернення. За минулий рік   на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 2671 повідомлення, з них   858 новин,  680 анонсів.

В минулому році вдалось досягнути значного успіху і в розвитку відкритих даних. 22 лютого наше місто приєдналось до Міжнародної хартії відкритих даних.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у 2019 році відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 349 документів органів влади вищого рівня, 1618 рішень виконавчого комітету міської ради та 610 розпоряджень міського голови. Взято на контроль 121 документ органів влади вищого рівня, 598 рішень виконавчого комітету та 97 розпоряджень міського голови. Крім цього на контролі перебуває 147 документів органів влади вищого рівня, 87 рішень виконавчого комітету та 50 розпоряджень міського голови, взятих на контроль у попередньому періоді. Виконано та закрито «До справи» 108 документів органів влади вищого рівня. Підготовлено 5 рішень виконавчого комітету та 2 розпорядження міського голови про зняття з контролю 570 документів.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 30 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 80 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 8 документів.

На виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» проаналізовано розміщення у розділі «Проекти рішень» на офіційному сайті міської ради 242 рішень виконавчого комітету про внесення на розгляд міської ради.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 6 розпоряджень голови облдержадміністрації та 5 власних документів, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 20 документів органів влади вищого рівня та 51 рішення виконавчого комітету і розпорядження міського голови. У 2019 році сформовано 258 питань для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 52 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 1872 протокольних доручень міського голови.

Розроблено графік звітування керівників виконавчих органів міської ради про хід виконання Програм, затверджених рішеннями міської ради; графік звітування керівників комунальних підприємств, установ міста; графік звітування керівників установ, підпорядкованих департаменту освіти та науки, департаменту культури та управлінню охорони здоров’я. Відповідно у звітному періоді заслухано на засіданні виконавчого комітеті хід виконання 18 Програм; звіти 9 керівників комунальних підприємств, установ міста; 12 керівників установ, підпорядкованих департаменту освіти та науки; 13 керівників установ, підпорядкованих департаменту культури, 7 керівників установ, підпорядкованих управлінню охорони здоров’я.

На виконання доручення міського голови організовано участь працівників виконавчих органів міської ради у донорській здачі крові.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчих органах міської ради, до 20 числа – матеріали до рейтингової оцінки роботи райдержадміністрацій та виконкомів міських рад міст обласного значення.