І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено  7  проектів рішення виконавчого комітету міської ради: «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул. Матейки, 38», «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул. Б.Хмельницького, 78», «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2018 рік», «Про затвердження штатних розписів на 2019 рік», «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення виборів Президента України 31 березня 2019р.», «Про внесення на розгляд сесії міської ради проекту рішення «Про внесення змін в рішення сесії міської ради від 01.12.2015р. № 4-1», «Про заходи з підготовки до проведення виборів Президента України».

За звітний період підготовлено 6 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційне управління облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ, зокрема, паспорт міської ради за 2018рік, щомісячні інформації про хід процесів децентралізації в місті, виконання плану дій із впровадження Ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» у 2016-2018 роках».

         В управління за І квартал 2018р. надійшло понад 113 вхідних документів. Підготовлено відповіді на 1 інформаційних запит про публічну інформацію, 3 звернення громадян.

І.2. Організація проведення виборів Президента України

         Впродовж звітного періоду проведена робота з підготовки  проведення виборів Президента України на території Івано-Франківської міської ради. Підготовлено відповідні розпорядчі документи: «Про заходи з підготовки до проведення виборів Президента України»,  «Про оперативну групу з вирішення матеріально-технічних питань під час проведення виборів Президента України 31 березня 2019р.»  

         Для впорядкування та створення належних умов  розміщення друкованих матеріалів передвиборної агітації видано розпорядження №542-р від 26.12.2018р., яке оприлюднене  на офіційному сайті міста та в газеті «Західний кур’єр». В розпорядженні визначено 91  місць для розміщення  передвиборної агітації на території міста та 26 – на території сільських рад, обумовлено порядок та терміни оприлюднення агітаційних матеріалів.

         Відповідно до розпоряджень затверджено відповідальних працівників за виборчими дільницями, вирішувались питання щодо матеріально-технічного забезпечення виборчих дільниць.

         Питання підготовки до виборів двічі заслуховувалось на оперативних нарадах у міського голови, дано відповідні доручення керівникам виконавчих органів щодо впорядкування прилеглих до виборчих дільниць територій, їх освітлення. Створено оперативну групу, яка чергувала в під час проведення виборів. Зауважень щодо проведення виборів не було.

1.3. Робота з опрацювання питання об’єднання громад навколишніх сіл  з центром в м.Івано-Франківську

Здійснено ряд заходів з опрацювання питання  об’єднання громад навколишніх сіл  з центром в м.Івано-Франківську. Підготовлено листа в Мінрегіонбуд щодо роз’яснення механізму приєднання сіл до міської ради, в складі якої є села.     За участю управління укладені угоди про співпрацю м.Івано-Франківська з селами Тисменицького району – Колодіївка, Підлужжя, Узин, Підпечари, Добровляни, готується угода  для села Черніїв.

І.4.Організація внутрішніх навчань працівників виконавчих органів міської ради

Здійснювалася координація навчання двох початкових груп працівників структурних підрозділів з англійської мови у приміщенні виконавчого комітету та працівників вищого рівня у СП "МБЕРІФ-Бізнес-Центр".

З метою обміну досвідом  начальник відділу організаційно-інформаційної роботи та контролю І.Маліновська провела 2 навчання з питань роботи з відкритими даними  в Центрі підвищення кваліфікації державних службовців і керівників державних підприємств, установ й організацій.

І.5.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами, надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови, секретарі та працівники сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації.

            Систематично надаються консультації головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.6.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Надано методичну допомогу в організації створення, надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення ініціативним групам зі створення будинкового комітету на вул. Матейки 38, та на вул.Б.Хмельницького, 78.

05.03.19р. відбувся навчальний семінар з метою надання методичних рекомендацій щодо умов та порядку проведення міського конкурсу проектів та програм розвитку місцевого самоврядування та громадянського суспільства 2019 року для ОСББ, будинкових, вуличних та квартальних комітетів, житлово-будівельних кооперативів міста, на який організовано інформування голів ОСН.

І.7.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Планування, організація та контроль за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради були основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у І кварталі 2019р.

Проведено аналіз виконання Цілей у сфері якості за 2018 рік, опрацьовано пропозиції виконавчих органів міської ради та сформовано і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №269 від 07.03.2019 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2019 рік.

За поданнями виконавчих органів міської ради внесено зміни в інформаційні та технологічні картки 6 адміністративних послуг Департаменту комунальних ресурсів та інформаційну картку 1 адміністративної послуги, яка надається управлінням реєстраційних процедур. Усі вищезгадані зміни розглянуті на засіданнях робочою групою з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань, проведено перевірку нових версій інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг та заміну в структурних підрозділах.

Забезпечено координацію роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах, надано відповідні консультації працівникам з питань планування Цілей впровадження Політики якості в підрозділах, внесення змін в перелік адміністративних послуг, розробки інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг тощо.

І.8.Організація узагальнення та контролю за проведенням загальноміських заходів

Щоденно та щотижнево проінформовано керівництво виконавчого комітету, облдержадміністрації про суспільно-політичну обстановку в місті та узагальнено заходи, які відбуваються в місті протягом дня, тижня, місяця. Відвідано окремі заходи з метою моніторингу ефективності та якості їх проведення.

Здійснено узагальнення переліку професійних свят.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації.

Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська. За І квартал 2019 року виконавчого комітету міської ради надійшло 192 запити про публічну інформацію. З них 149 надійшли від фізичних осіб, 38 – від юридичних осіб. Через інтернет-приймальню надійшло 133 запити про публічну інформацію. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

         Систематично здійснюється аналіз інформаційної діяльності структурними підрозділами виконавчого комітету. За підсумком 2018 року підготовлено доповідну записку про стан інформаційної роботи структурними підрозділами міської ради. Для посилення  контролю питання інформаційної політики заслуховувалось на оперативній нараді у міського голови.

В І кварталі 2019 року на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 1002 повідомлення, з них 715 - в розділі «Місцеві новини», 134– в розділі «Анонси».

Оновлено інформацію в постійних розділах  «Річні звіти» - розміщено всі звіти структурних підрозділів за 2018р., в розділі «Міські програми»  оприлюднено  37 інформацій про виконання цільових програм. 

         В І кварталі 2019 року продовжувалась робота з розміщення наборів даних на Єдиному веб-порталі data.gov.ua, розміщено 6 наборів даних, визначених Постановою КМУ №835.

Здійснено великий обсяг підготовчих робіт для прийняття нашого міста до Міжнародної хартії відкритих даних. 

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у І кварталі 2019 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 90 документів органів влади вищого рівня, 343 рішення виконавчого комітету міської ради та 100 розпоряджень міського голови. Взято на контроль 24 документи органів влади вищого рівня, 121 рішення виконавчого комітету та 14 розпоряджень міського голови. Крім цього на контролі перебуває 161 документ органів влади вищого рівня, 202 рішення виконавчого комітету та 77 розпоряджень міського голови, взятих на контроль у попередньому періоді. Виконано та закрито «До справи» 34 документи органів влади вищого рівня. Підготовлено 1 рішення виконавчого комітету та 1 розпорядження міського голови про зняття з контролю 141 документу.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 6 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 7 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 2 документи.

На виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» проаналізовано розміщення у розділі «Проекти рішень» на офіційному сайті міської ради 36 рішень виконавчого комітету про внесення на розгляд міської ради.

Розроблено графік звітування керівників виконавчих органів міської ради про хід виконання Програм, затверджених рішеннями міської ради; графік звітування керівників комунальних підприємств, установ міста; графік звітування керівників установ, підпорядкованих департаменту освіти та науки і департаменту культури. Відповідно у звітному періоді заслухано на засіданні виконавчого комітеті хід виконання 18 Програм; звіти 9 керівників комунальних підприємств, установ міста; 6 керівників установ, підпорядкованих департаменту освіти та науки; 6 керівників установ, підпорядкованих департаменту культури.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 1 розпорядження голови облдержадміністрації та 2 власних документи, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 11 документів органів влади вищого рівня та 12 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. У І кварталі 2019 року сформовано 64 питання для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 13 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 317 протокольних доручень міського голови.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчих органах міської ради, до 20 числа – матеріали до рейтингової оцінки роботи райдержадміністрацій та виконкомів міських рад міст обласного значення.

За підсумками роботи у 2018 році підготовлено доповідну записку «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

IV. Підвищення кваліфікації працівників управління, обмін досвідом

         26 лютого В.Пушкар пройшов навчання на тематичному короткостроковому семінарі «Робота з документами у місцевих органах влади» в обласному центрі підвищення кваліфікації працівників органів державної влади

         15 березня А.Лис взяв участь у Форумі місцевого самоврядування з питань децентралізації, м.Львів