І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 6 проектів рішення виконавчого комітету міської ради: «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул. О.Сорохтея, 13», «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2018 рік», «Про затвердження штатних розписів на 2018 рік», «Про зміни да штатних розписів», «Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету», рішення сесії міської ради «Про надання дозволу на створення будинкового комітету на вул. О.Сорохтея, 13», «Про Раду старійшин при міському голові», 1 розпорядження міського голови «Про зняття з контролю розпоряджень міського голови» та Колективний договір на 2018 – 2022 роки.

За звітний період підготовлено 7 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційне управління облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ, зокрема, паспорт міської ради за 2017рік, щомісячні інформації про хід процесів децентралізації в місті, виконання плану дій із впровадження Ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» у 2016-2018 роках».

         В управління за І квартал 2018р. надійшло понад 80 вхідних документів. Підготовлено відповіді на 20 інформаційних запитів про публічну інформацію, 11 звернень громадян.

Зібрано та узагальнено матеріали для керівництва на колегію ОДА на 25.01.18р.

І.2.Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

  Проведено збір та опрацювання пропозицій виконавчих органів міської ради та підготовлено план проведення внутрішніх навчань працівників виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, виконкомів сільських рад та осіб з резерву кадрів в І кварталі 2018 року.

27.02.2018р. управління  надало допомогу в організації семінару  на тему: «Залучення мешканців до внесення змін в Генеральний план міста». Тренерами семінару виступили експерт Інституту Політичної Освіти О.Солонтай та експерт Міжнародного Республіканського Інституту Б.Руснак.

Працівниками управління також надано допомога щодо організації прийому представників Тернопільської міської ради.

І.3.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами, надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови, секретарі та працівники сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації.

            Систематично надаються консультації головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.4.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Надано методичну допомогу в організації створення, надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення ініціативній групі зі створення будинкового комітету на вул. О.Сорохтея, 13, надано методичну допомогу ініціативній  групі мешканців будинків на вул. Галицька, 5.

 02.02.18р. відбувся навчальний семінар з метою надання методичних рекомендацій щодо умов та порядку проведення міського конкурсу проектів та програм розвитку місцевого самоврядування та громадянського суспільства 2018 року для ОСББ, будинкових, вуличних та квартальних комітетів, житлово-будівельних кооперативів міста, на який організовано інформування голів ОСН. Участь взяло 72 учасника, серед яких 15 голів будинкових комітетів.

Подано список голів ОСН для привітання міським головою з Великодніми святами.

І.5.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у                 І кварталі 2018р. були здійснення планування, організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

Проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2017 рік та розроблено і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №249 від 01.03.2018 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2018 рік.

Проведено аналіз та внесено зміни до переліку адміністративних послуг (рішення виконавчого комітету міської ради від 01.03.2018р. №232 «Про внесення змін до переліку адміністративних послуг»). За поданнями виконавчих органів міської ради вносилися зміни в інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг, проводилася перевірка нових версій інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг.

Усі вищезгадані зміни розглянуті на засіданнях робочою групою з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

В рамках опрацювання питання щодо можливості організації роботи по впровадженню системи управління якістю в комунальних підприємствах міста підготовлено інформаційні матеріали щодо впровадження системи управління якістю та надіслано Департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою та комунальним підприємствам міста для подальшої координації роботи.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах, вивчення методичних рекомендацій та досвіду інших міст у сфері функціонування системи управління якістю з метою її удосконалення у виконавчому комітеті міської ради.

І.6.Організація узагальнення та контролю за проведенням загальноміських заходів

Щоденно та щотижнево проінформовано керівництво виконавчого комітету, облдержадміністрації про суспільно-політичну обстановку в місті та узагальнено заходи, які відбуваються в місті протягом дня, тижня, місяця. Відвідано окремі заходи з метою моніторингу ефективності та якості їх проведення.

Організовано перевезення учасників заходів з перепоховання 24.03.2018 року о 10.30 год. до меморіального комплексу Дем’янів Лаз від визначених місць.

Здійснено узагальнення переліку професійних свят.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська. За І квартал 2018 року виконавчого комітету міської ради надійшло 180 запитів про публічну інформацію. З них 123 надійшли від фізичних осіб, 57 – від юридичних осіб. Через інтернет-приймальню надійшло 72 запити про публічну інформацію. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

         Систематично здійснюється аналіз інформаційної діяльності структурними підрозділами виконавчого комітету. За підсумком 2017 року підготовлено доповідну записку про стан інформаційної роботи структурними підрозділами міської ради. Оновлено інформацію в постійних розділах сайту, розміщено звіти структурних підрозділів про роботу в 2017 році, інформацію про виконання міських програм.

Сайти Івано-Франківської міської ради mvk.if.ua та mrada.if.ua визначено одними з  кращих серед веб-ресурсів інших міст-обласних центрів як такі, що успішно виконують функцію комунікації влади з громадськістю, чим створюють основу для формування і розвитку соціального капіталу у своїх громадах. Івано-Франківськ також визнаний одним з лідерів  серед обласних центрів України за рівнем забезпечення  (наявністю і якістю) нормативно правових актів.

Дослідження провів Одеський інститут соціальних технологій в межах проекту «Нові виклики щодо розвитку громадської участі та соціального капіталу в громадах» у партнерстві  із Всеукраїнською асоціацією  сприяння самоорганізації населення за підтримки  Міжнародного фонду «Відродження».

Опрацьовано звіт ГМ «Опора» щодо дослідження індексу публічності, напрацьовано заходи по структурних підрозділах щодо підвищення рейтингу міського голови, виконавчих органів та депутатів міської ради.

Спільно з відділом програмного та комп′ютерного забезпечення здійснювалась робота щодо наповнення постійних розділів сайту структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, щодня на сайт розміщається 20-30 відомостей.

В І кварталі 2018 року на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 1002 повідомлення, з них 715 - в розділі «Місцеві новини», 134– в розділі «Анонси».

Оновлено інформацію в постійних розділах  «Річні звіти» - розміщено всі звіти структурних підрозділів за 2017р., в розділі «Міські програми»  оприлюднено  45 інформацій про виконання цільових програм. 

Здійснено наповнення  наборів даних, обов’язкових для оприлюднення на офіційному веб-сайті міста. Робота зі створення нових наборів даних та їх поповнення, оновлення продовжується.

         В І кварталі 2018 року продовжувалась робота з розміщення наборів даних на Єдиному веб-порталі data.gov.ua. так розміщено 6 наборів даних, визначених Постановою КМУ №835.

За підсумками моніторингу  забезпечення «права знати» органами місцевої влади в рамках платформи «Омбудсмен+» Івано-Франківська міська рада увійшла в трійку лідерів серед  обласних центрів України із загальним результатом 76,8% (Херсонська міська рада – 80,9%, Чернівецька міська рада – 77,3%). Оцінювання стану виконання законодавства про доступ до публічної інформації здійснював  центр «Ейдос» та Центр демократії та верховенства права спільно з Секретаріатом  Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

В рамках досліджень проаналізовано 96 органів місцевої влади, серед них – 24 міські ради обласних центрів. Дослідження ґрунтується на «Методології оцінки рівня забезпечення доступу до публічної інформації суб’єктами  повноважень», яка у 2016 році розроблена громадськими експертами спільно з представниками Секретаріату  Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у І кварталі 2018 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 99 документів органів влади вищого рівня, 303 рішення виконавчого комітету міської ради та 102 розпорядження міського голови. Взято на контроль 33 документи органів влади вищого рівня, 108 рішень виконавчого комітету та 21 розпорядження міського голови. Крім цього на контролі перебуває 145 документів органів влади вищого рівня, 219 рішень виконавчого комітету та 73 розпорядження міського голови, взятих на контроль у попередньому періоді. Виконано та закрито «До справи» 49 документів органів влади вищого рівня. Підготовлено 1 рішення виконавчого комітету та 1 розпорядження міського голови про зняття з контролю 196 документів.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 7 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 9 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 2 документи.

На виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» проаналізовано розміщення у розділі «Проекти рішень» на офіційному сайті міської ради 86 рішень виконавчого комітету про внесення на розгляд міської ради.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 1 розпорядження голови облдержадміністрації та 2 власних документи, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 10 документів органів влади вищого рівня та 12 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. У І кварталі 2018 року сформовано 66 питань для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 13 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 314 протокольних доручень міського голови.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчих органах міської ради, до 20 числа – матеріали до рейтингової оцінки роботи райдержадміністрацій та виконкомів міських рад міст обласного значення.

За підсумками роботи у 2017 році підготовлено доповідну записку «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

IV. Підвищення кваліфікації працівників управління, обмін досвідом

         Протягом звітного періоду посадовці управління пройшли навчання в обласному центрі підвищення кваліфікації працівників органів державної влади:

         27 лютого – Лис А.Б. на тематичному короткостроковому семінарі «Організаційно-масова робота місцевих органів виконавчої влади й органів місцевого самоврядування в умовах реформи децентралізації державного управління»

21-22 березня – Дідушецька О.Б. на тематичному постійно діючому семінарі «Ділова українська мова у сфері державного управління: діловий документ і діловодство у місцевих органах влади».

22-23 березня Лис А.Б. взяв участь у Форумі місцевого самоврядування у м.Львів з питань впровадження децентралізації в Україні.