Архівний відділ за вказаний період працював відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про звернення громадян». У своїй роботі керувався основними Правилами роботи державних архівів України та Положенням про архівний відділ Івано-Франківської міської ради.

Основним завданням відділу була реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста з метою забезпечення поповнення Національного архівного фонду (НАФ) документами, що мають місцеве значення їх державну реєстрацію, облік, зберігання та використання інформації, а також надання належних послуг юридичним і фізичним особам.

На виконання листа Державного архіву Івано-Франківської області було розроблено і підготовлено рішення «Про перелік платних послуг та цін на них, що виконуються архівним відділом міської ради» затверджене виконавчим комітетом від 21.09.2017 року №767.

З метою покращення організації роботи відділу розроблено і затверджено розпорядженням міського голови від 15.03.2017 року №140-р новий графік роботи архівного відділу, виготовлено вивіски на фасад приміщення та штемпелі для засвідчення документів.

На виконання обласної Програми здійснення контролю за наявністю станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки проведено перевіряння документів фонду Управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради за 1944-2011 роки.

З метою підвищення свого фахового рівня та удосконалення роботи начальник відділу  В. Сливанюк у травні, а заступник начальника відділу Г.Пішак у вересні пройшли навчання в Івано-Франківському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій на семінарі «Розвиток архівної галузі, проблемні питання, шляхи їх вирішення в сучасних умовах».

Облік, комплектування і зберігання архівних документів.

Загальна чисельність документів за 2017рік у відділі збільшились на 426 одиниць постійного зберігання та 1726 одиниць з кадрових питань. Крім того  у сховищі зберігаються ще 213 коробок з виборчими бюлетенями та 265 справ тимчасового зберігання. Загальна чисельність документів з постійного  та тривалого зберігання  складає 31817 справ. Найдавніші документи датуються 1944 роком.

В ході виконання планових завдань  2017 року, забезпечено комплектування, облік та збереженість документів НАФ та документів тривалого терміну зберігання.

На виконання наказу Державної архівної служби України  «Про вжиття заходів щодо упорядкування та приймання документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені строки» прийнято на зберігання документи НАФ виконавчого комітету Вовчинецької сільської ради Івано-Франківської міської ради за 2002-2006 роки в кількості 30 справ, Івано-Франківського державного коледжу технологій та бізнесу за 1985/86н.р.-1989/90н.р. в кількості 57 справ, виконавчого комітету Микитинецької сільської ради Івано-Франківської міської ради за 2000-2006 роки в кількості 46 справ, виконавчого комітету Угорницької сільської ради Івано-Франківської міської ради за 2002-2006 роки  в кількості 29 справ, виконавчого комітету Хриплинської сільської ради  Івано-Франківської міської ради за 2006-2010 роки в кількості 29 справ, виконавчого комітету Крихівецької сільської ради Івано-Франківської міської ради за 2002-2006 роки в кількості 21 справи.  

У зв’язку з ліквідацією, позапланово описано і прийнято документи постійного терміну зберігання управління культури виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради та управління освіти і науки виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради. Всі документи НАФ, що надійшли на зберігання, прошифровано і закартоновано, також проведено перезарядку вогнегасників.

Не менш важливим завданням архівного відділу є забезпечення умов зберігання документів. Всі документи НАФ, що надходять в архівний відділ закартоновуються в архівні коробки та розміщуються на стелажі в  кімнатах, де підтримується відповідний температурний режим та волога. Один раз в тиждень здійснюється контроль за температурою і вологою в сховищах. Показники гігрометра заносяться в журнали реєстрації спостережень. У вересні проведено повірку приладів обліку температури і вологи в Державному підприємстві   «Івано-Франківськстандарт-метрологія».

З метою зміцнення охорони приміщень архіву, здійснено заміну вхідних дверей в архівосховищі на відповідні сертифіковані та замінено двері  в робочому кабінеті. Охоронна та пожежна сигналізації перебувають у справному стані.

Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах.

Джерелами формування НАФ у зоні свого комплектування архівним відділом визначено 26 установ та організацій. У цьому  списку 9 державної та 17 комунальної форми власності. У квітні цього року Державному архіві Івано-Франківської області затверджено нові списки юридичних осіб джерел формування НАФ.

Відділ постійно працює з цими організаціями, надаючи їм  методичну  і практичну допомогу в складанні номенклатур, в описуванні  документів, проведенні експертизи, підготовці актів на вилучення документів  для знищення та погодженні графіків передачі документів на зберігання до архівного відділу.

В архівному відділі створена експертна комісія (ЕК), завданням якої є координація роботи з проведення експертизи цінності документів державних органів місцевого самоврядування підприємств, установ та організацій різних форм власності, об’єднань громадян, що знаходяться у зоні комплектування архівного відділу.

Експертна комісія відділу схвалює номенклатури справ організацій, описи справ, акти вилучення на знищення документів та інструкції з діловодства. Проведено 9 засідань ЕК, на яких розглянуто 41 питання, зокрема  схвалено 17 номенклатур справ, 16 актів на знищення документів, 12 описів документів постійного зберігання, 54 описів документів особового складу. Всі документи організацій, що належать до НАФ подаються на погодження Експертно-перевірній комісії (ЕПК) Державного архіву області.

Відділ контролює стан зберігання документів у архівних підрозділах установ і організацій, які створюють і передають документи НАФ  та в тих, що не передають до архівного відділу.

Виходячи з планових завдань та завдань, які були прийняті на розширеному засіданні колегії Державного архіву області 15.02.2017 року працівники відділу надавали методичну і практичну допомогу в проведенні експертизи та описуванні документів Управлінню Пенсійного фонду України у м. Івано-Франківську, Івано-Франківському міському центру дитячої та юнацької творчості, фінансовому управлінню  виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Проведено експертизу та описано документи виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради за 2010 рік.

За ініціативи та сприяння архівного відділу здійснено експертизу та описування документів комунального підприємства «Електроавтотранс» Івано-Франківської міської ради за 1983-2016 роки та Івано-Франківського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді за 2002-2016 роки.

Проведено дві комплексні перевірки в Професійному будівельному ліцеї, управлінні Державної казначейської служби України у м. Івано-Франківську Івано-Франківської області та 2 тематичні перевірки у міському центрі дитячої та юнацької творчості та Івано-Франківському професійному політехнічному ліцеї, одну контрольну перевірку в Базовому медичному коледжі.

Використання документів, що зберігаються у відділі

За використання інформації яка знаходиться в документах, що зберігаються в архівному відділі, найбільше зверталися громадяни в пошуку підтвердження своїх соціально-правових та майнових прав. Також надходили запити від адвокатів та правоохоронних органів.

За звітний період до відділу поступило 1015 звернень від фізичних і юридичних осіб. На всі заяви і звернення працівники відділу вчасно надавали письмові відповіді у формі довідок, витягів, копій, повідомлень. Основною тематикою запитів були підтвердження трудового стажу, нарахування зарплати, надання земельних довідок, дозволів на приватизацію, будівництво та ін.. Виконувались запити на публічну інформацію.

Юридичним особам, які припинили свою діяльність шляхом ліквідації, видавались довідки та акти для відділу державної реєстрації та територіальне управління юстиції. Від 58 підприємств, організацій, що припинили свою діяльність було прийнято 1726 справ документів з особового складу. Ще 107 юридичним особам  видано довідки про те, що вони не мають документів з довготривалого зберігання для передавання в архівний відділ.

На всі видані довідки, що стосувались пенсійного забезпечення, надавались документи для перевірки працівникам управління Пенсійного фонду.

Відповідно до рішень виконавчого комітету міської ради від 16.06.2009 року № 293 «Про затвердження цін на платні роботи (послуги), що виконуються архівним відділом», «Про перелік платних послуг та цін на них, що виконуються архівним відділом міської ради»  від 21.09.2017 року №767 було надано послуг на суму 24 тис. 872 гривні 84 коп. Це впорядкування документів НАФ в установах, приймання на зберігання документів особового складу від організацій які ліквідовують свою діяльність та видача довідок майнового характеру.

За зароблені кошти проведено перезарядку вогнегасників, закуплено канцелярські товари, здійснено повірку гігрометра та інше.

Матеріально-технічне забезпечення та умови роботи

Відділ забезпечений 2 архівосховищами загальною площею 158,37 кв.м. протяжність стелажного обладнання складає 782 погонних метри. Місткість приміщень розрахована на 36000 одиниць зберігання.

Обладнано відділ 2 комп’ютерами, ноотбуком, принтером, сканером.

Перспективним для архівного відділу є збільшення площі під документи, створення трудового архіву, або сектору в архівному відділі для виконання функцій трудового архіву.