Загальний відділ Івано-Франківської міської ради забезпечував єдиний порядок документування управлінської інформації та роботу з документами у виконавчих органах міської ради.

         Відділ у своїй роботі керувався законодавчими документами, Регламентами роботи міської ради, виконавчого комітету, Інструкцією з діловодства та положенням про відділ.

Відповідно до вимог Інструкції з діловодства всі документи в день надходження опрацьовувалися сектором діловодства: реєструвались, сканувались у базі даних СЕД, брались на контроль та відповідно до завдань керівництва переадресовувалися виконавцям для виконання, ознайомлення та використання в роботі.

Так, у звітному періоді було опрацьовано:  10871 – вхідної та 1647 – вихідної кореспонденції.

Одержано документів органів влади вищого рівня – 1714; від Уповноваженого з прав людини – 25; з правоохоронних органів – 451; надійшло депутатських звернень – 354; документів від інших установ, організацій, підприємств – 8327.

Здійснювався контроль за виконанням документів. З 10871 документа, що поступив в сектор діловодства, було взято на контроль 2501.Дані про результати виконання, взятих на контроль документів, подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Направлялась адресатам за призначенням вихідна кореспонденція, оформлялись реєстри та готувались звіти з цих питань.

Упорядковували закриті до справи документи та формували їх у справи відповідно до номенклатури справ.

Забезпечувався облік бланків міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

У секторі з протокольної роботи здійснювалось редагування рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з дотриманням норм офіційно-ділового стилю літературної української мови.

Організовувалась робота з підготовки проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови відповідно до вимог Регламенту роботи виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства.

У звітному періоді було забезпечено формування порядку денного 45 засідань виконавчого комітету. Забезпечено вручення членам виконавчого комітету міської ради проектів рішень виконавчого комітету, здійснено надсилання на електронні пошти та висвітлення на сайті міста у розділі «Проекти рішень».

Після засідань міської ради, виконавчого комітету виконавці доопрацьовували проекти рішень із внесенням прийнятих на засіданнях зауваженнями і доповненнями.

Підготовлено 45 протоколів засідань виконавчого комітету, 50 протокольних доручень, зареєстровано 1259 рішень, а саме з питань:

- архітектури і містобудування     164                     

- торгівлі                               29              

- комунальної власності міста       68    

- земельних відносин                32    

- обліку і розподілу житла          36              

- економічного та інтеграційного розвитку     118  

- соціальної політики                              80    

- фізкультури і спорту                             24                       

- освіти і науки                                     34    

- культури                                           64              

- житлово-комунальних                            198                     

- фінансових                                        73                       

- опіки і піклування                                61                                 

- капітального будівництва                        20                       

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики     13                       

- транспорту                                           42

- охорони здоров’я                                   22

- правових                                             7                         

- різне                                                  174  

Було запротокольовано 2 засідання сесії міської ради, де зареєстровано 424 рішень та оформлено 48 протокольних доручень.

Зареєстровано 727 розпоряджень міського голови.

Відповідно до реєстрів розсилок було здійснено електронну відправку прийнятих рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Наповнювався реєстр Актів органів місцевого самоврядування документами за 2017 рік.

Працівниками секторів надано 6187 витягів з рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, первинних матеріалів до них та інших документів.

До загального відділу міської ради поступили 149 інформаційних запитів, відповіді на які було надано в термін відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».       

         Були підготовлені щоквартальні доповідні записки про стан роботи з документами, де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства в частині підготовки контрольних документів, а також до 20 числа подавались матеріали до рейтингової оцінки роботи райдержадміністрацій та виконкомів міських рад міст обласного значення.

          У звітному періоді працівники загального відділу брали участь у підготовці та проведенні семінарів-навчань:

- з керівниками та відповідальними за ведення діловодства в комунальних підприємствах міста;

- з новопризначеними та відповідальними працівниками за ведення діловодства в програмі СЕД у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради;

- з новопризначеними працівниками департаментів, управлінь, відділів та служб виконавчих органів міської ради, які здійснюють підготовку нормативних документів;

- з відповідальними за підготовку номенклатури справ у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

Відділ забезпечував збереження документів у архіві міської ради з 2007 по 2017 роки. Фонд складається з 4433 томів, з них:

- рішень міської ради – 1050 томів,

- рішень виконавчого комітету – 2480 томів,

- розпоряджень міського голови – 839 томів,

- інших документів – 64 томи.

З них в поточному році було сформовано 210 томів, а саме:

- рішень міської ради – 68 томів,

- рішень виконавчого комітету – 121 том,

- розпоряджень міського голови – 21 том.

На звернення виконавчих органів міської ради надавались копії архівних матеріалів.

У звітному періоді було підготовлено та затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради від 24.03.2017 року № 206 Інструкцію   про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію,  у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради.

Відділом здійснювалась оцінка документів, щоне мають науково-історичної, культурної цінності та втратили практичне значення. За підсумками цієї роботи документи подавались на експертну комісію.

Працівниками відділу забезпечувалось своєчасне виконання послуг, які надавались до виконання центром надання адміністративних послуг. Також здійснювались послуги в режимі онлайн.

На 102 звернення громадян, які надійшли через Інтернет-приймальню та поштою, спеціалістами відділу було надано відповіді у визначені законом терміни.

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались відповіді відповідно до законодавства.

Для забезпечення належного функціонування міста у святкові та   вихідні дні готувались графіки чергувань керівництва виконавчого комітету міської ради.   

У суботу та святкові дні забезпечувалось чергування відповідальних працівників виконавчого комітету міської ради у приймальні міського голови.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів та управлінь міської ради.  

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.

Періодично проводилась робота щодо оновлення телефонних довідників працівників органів влади та керівників комунальних установ міста.