І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 18 проектів рішень виконавчого комітету міської ради: «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2017 рік», «Про звіт управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, архівного відділу, відділу кадрів Івано-Франківської міської ради», «Про затвердження штатних розписів на 2017 рік», «Про внесення на розгляд сесії міської ради проекту рішення «Про затвердження нової редакції Положення про Департамент містобудування, архітектури та культурної спадщини Івано-Франківської міської ради», «Про план роботи виконавчого комітету на ІІ півріччя 2017 року», «Про план роботи виконавчого комітету на І півріччя 2018 року? «Про підписання Угоди про партнерську співпрацю між Верховинським районом та  містом Івано-Франківськ», 3 проекти рішень «Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету», 4 проекти рішень «Про внесення змін до штатних розписів», 3 проекти рішень «Про реєстрацію органу самоорганізації населення», 3 проекти рішень сесії міської ради «Про надання дозволу на створення будинкового комітету», проект рішення міської ради «Про внесення змін у рішення сесії міської ради від 01.12.2015р. №4-1» та 4 розпорядження міського голови «Про зняття з контролю розпоряджень міського голови».

Управлінням підготовлено понад 30 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційний відділ облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ.

І.2.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

В місті створено та діють 54 органи самоорганізації населення: 52 будинкових комітети та 2 територіальні комітети - квартальний комітет приватного сектору мікрорайону Пасічна та територіальний комітет мікрорайону Опришівці.

За звітний період створено 4 будинкові комітети, надається методична допомога ініціативним групам в організації створення, надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення. Надавалася консультаційна допомога в підготовці органами самоорганізації населення нових редакцій положень для внесення їх в реєстр неприбуткових організацій згідно з вимогами Податкового кодексу.

Працівники управління беруть участь в щорічному огляді-конкурсі на кращий будинковий комітет, ОСББ, ЖБК.

08.02.2017р. організовано інформування голів органів самоорганізації населення про навчання з питань подання проектів на конкурс згідно Програми розвитку місцевого самоврядування, 10 ОСН подали документи для участі в конкурсі.

21.02.17р. на базі КП «Івано-Франківськводоекотехпром» проведено семінар для голів будинкових комітетів м.Івано-Франківська з метою налагодження співпраці підприємства із організаціями, що здійснюють управління багатоквартирними будинками.

07.04.2017р. відбулася зустріч міського голови Руслана Марцінківа з представниками ОСББ, ЖБК та БК з питання організації озеленення прибудинкових територій та надання посадкового матеріалу.

Організовано привітання міським головою голів органів самоорганізації населення з державними та релігійними святами.

1.3. Координація співпраці з неурядовими організаціями

Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю координує співпрацю з:

Неурядовими організаціями

• Асоціацією міст України;
• Асоціацією малих міст України;
• Центром розвитку місцевого самоврядування;
• Офісом Ради Європи в Україні;
• Transparency International Україна;
• Громадянською мережею ОПОРА;
• Інститутом Політичної Освіти;
• Радою голів самоорганізації населення квартальних, вуличних та будинкових комітетів при міському голові та іншими.

В рамках співпраці з Асоціацією міст України організовано  ряд заходів, які проходили як в Івано-Франківську, так і за його межами. Управлінням організовано участь більш як 30 керівників структурних підрозділів у засіданнях робочих груп, конференціях, семінарах, де учасники обмінювались досвідом з питань галузевої законотворчості, кадрових питань, проектних напрацювань, практик діяльності органів виконавчої влади.

Важливо, що міста мають змогу переймати успішні практики. 15 лютого відбувся практичний семінар з проектного менеджменту в м.Вінниця, під час якого управлінням представлені кращі практики діяльності виконавчих органів Івано-Франківської міської ради.

Івано-Франківськ відкритий для обміну досвідом та співпраці. За ініціативи управління організаційно-інформаційної роботи та контролю в рамках проекту «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні» (ПУЛЬС) Асоціацією міст України за підтримки USAID, організовано навчальний візит учасників проекту до м. Івано-Франківська згідно програми «Маршрути успіхів». За результатами візиту у виданні «Вісник Асоціації міст України» опублікована стаття про досвід м.Івано-Франківська щодо використання сучасних інформаційних технологій для забезпечення доступності послуг та зв’язків з громадою.

21.06.2017р. управлінням надана допомога Івано-Франківському регіональному відділенню Асоціації міст України в організації урочистостей з нагоди 25-річчя регіонального відділення АМУ, на які запрошено народних депутатів, діючих голів міст та попередніх скликань, першого заступника та депутатів обласної ради, секретаря та депутатів міської ради, керівників виконавчих органів міської ради, ОДА,  громадських організацій та ЗМІ.

За успішну організацію заходів Асоціація неодноразово відзначала виконавчі органи влади та, зокрема, управління організаційно-інформаційної роботи та контролю.

Завдяки співпраці з Асоціацією малих міст України організовано 8 Всеукраїнських конференцій та семінарів за участю працівників Івано-Франківської міської ради. В рамках проекту Асоціації малих міст України «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні», що  реалізується Академією Фольке Бернадотта за фінансової підтримки Шведського агентства з міжнародного розвитку управлінням організовано ряд заходів, до яких активно залучались працівники виконавчого комітету. Це дало можливість напрацювати  дієві механізми підвищення якості надання послуг, запровадити інновації в сфері електронного врядування, відкритості діяльності влади.

13.01.17 в Івано-Франківську відбулась презентація Плану дій для підвищення рівня верховенства права у процесі надання адміністративних послуг та гендерного профілю. План дій розроблено на основі попереднього дослідження в рамках проекту Академії Фольке Бернадотта «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні». Дорадчим комітетом Івано-Франківської міської ради спільно з Академією Фольке Бернадотта, Соціологічною агенцією «Фама» та Асоціацією малих міст України сформовано перелік кроків, що передбачатимуть зміни у сфері локальних нормативно-правових актів, комунікаційної політики та роботи з кадрами.

Один з важливих напрямів співпраці Асоціації малих міст України з Івано-Франківською міською радою – популяризація позитивних практик, впроваджених у місті. Управління систематично узагальнює та поширює позитивний досвід, запроваджений виконавчими органами міської ради, так 24-25 квітня 2017 року на конференції «Повноправні громадяни – підзвітне управління» у м.Києві управління представляло практичний досвід нашого міста у наданні адміністративних послуг та відкритості у діяльності.

16-17 березня у Львові відбувся семінар з обміну досвідом «Запровадження європейських стандартів адміністративної процедури в діяльності органів місцевого самоврядування України». На семінарі презентовано досвід Івано-Франківська щодо функціонування системи управління якості в сфері надання адміністративних послуг в м.Івано-Франківську.

23-24 листопада відбувся семінар «Нормопроектування на місцевому рівні з перспективи верховенства права» в м.Києві, на якому працівники управління представляли досвід нашого міста в сфері залучення громадян до прийняття міською владою управлінських рішень.

1.4. Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

Окрім залучення працівників до участі в проектах АМУ, АММУ систематично проводяться внутрішні навчання, практичні семінари, тренінги для працівників виконавчого комітету, сільських рад. Управлінням підготовлено квартальні плани проведення внутрішніх навчань працівників виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, виконкомів сільських рад та осіб з резерву кадрів.

Управління надало допомогу в організації внутрішніх навчань працівників виконавчого комітету з питань роботи з документами в системі електронного документообігу «Діловод», в якому взяли участь 73 посадових особи та працівників комунальних підприємств.

Спільно з відділом кадрів організовано участь більше як 100 працівників  органів виконавчої влади, сільських рад в курсах підвищення кваліфікації, семінарах та тренінгах в Центрі підвищення кваліфікації державних службовців і керівників державних підприємств, установ й організацій.

В лютому спільно з ОДА проведено навчання з питань заповнення електронних декларацій.

В рамках проекту ПРОМІС 26.01.17р. спільно з управління економічного та інтеграційного розвитку організовано круглий стіл для працівників виконавчого комітету «Внутрішня комунікація та зв’язки зі ЗМІ.

26.04.2017р. спільно з секретаріатом міської ради організовано навчання-тренінгу на тему «Як працюючи на державній роботі залишатися щасливим і бути при цьому фінансово незалежним?». Для проведення даного тренінгу було запрошено педагога, психолога, консультанта з фінансів (Німеччина, Мюнхен) Х.В.Графа.

31.05.2017р. проведено внутрішнє навчання на тему: «Професіоналізація замовників Івано-Франківської міської ради в сфері публічних закупівель» за участю координатора Центру компетенцій ProZorro в Івано-Франківській області Х. Зелінської та представника навчального центру ДП «Прозорро» Л.Тимохіної.

14.09.2017р. проведене апаратне навчання на тему «Координація роботи юридичних служб виконавчих органів міської ради та комунальних підприємств міста.

Забезпечили організацію візиту працівників Коломийської міської ради з метою вивчення досвіду з впровадження електронного врядування у Івано-Франківській міській раді.

Здійснено організаційний супровід знімальної групи для створення відеофільму про кращі практики на замовлення Ради Європи.

Підготовлено матеріали, сформовано делегацію та організовано ознайомчі поїздки працівників виконавчих органів міської ради у виконавчі комітети Вінницької та Хмельницької міських рад. На запрошення Центру розвитку місцевого самоврядування взяли участь у навчальному візиті у Закарпатську область з метою вивчення досвіду розвитку сільських територій.

05.12.2017р. організовано одноденний тематичний семінар «Окремі питання практичного застосування нового антикорупційного законодавства» для працівників виконавчих органів Івано-Франківської міської ради.

08.12.2017р. в рамках проекту Міжнародного республіканського інституту (США) проведений перший із серії семінарів для відповідальних за процес закупівель розпорядників бюджетних коштів на тему "Професіоналізація замовників Івано-Франківської міської ради у сфері публічних закупівель".

І.5.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основні напрямки роботи щодо системи управління якістю у звітному періоді - здійснення планування, організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та підготовка, організація та проходження ІІ наглядового аудиту системи управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009.

Проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2016 рік та розроблено і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №100 від 23.02.2017 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2017 рік.

В зв’язку із змінами в чинному законодавстві та за поданнями виконавчих органів міської ради впродовж року вносилися зміни до переліку адміністративних послуг. Зокрема:

- на виконання рішення виконавчого комітету міської ради від 23.02.2017р. №141 «Про внесення змін до переліку адміністративних послуг» внесено зміни та викладено в новій редакції назву 1 адміністративної послуги Департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою;

- на виконання рішень виконавчого комітету міської ради від 06.04.2017р. №233 «Про внесення змін до переліку адміністративних послуг» та від 27.04.2017р. №276 «Про адміністративні послуги» впроваджено 4 нових адміністративних послуги департаменту соціальної політики;

- на виконання рішення виконавчого комітету міської ради від 13.07.2017р. №490 «Про адміністративні послуги» впроваджено нову адміністративну послугу департаменту містобудування, архітектури та культурної спадщини, вилучено дві послуги управління з питань Державного архітектурно-будівельного контролю.

Крім того, внесено зміни в інформаційні картки 23 адміністративних послуг.

Проведено навчання, забезпечено відповідним пакетом документів та впроваджено систему управління якістю у новоствореному підрозділі-управлінні охорони здоров'я Івано-Франківської міської ради.

Загалом, впродовж 2017 року, перевірено, введено в дію, виготовлено копії та проведено заміну в структурних підрозділах 37 оновлених інформаційних (ІК) та технологічних (ТК) карток адміністративних послуг.

Проведено 16 засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

Здійснено ряд заходів по підготовці та проходженню ІІ наглядового аудиту системи управління якістю виконавчого комітету міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та                         ДСТУ ISO 9001:2009: надано відповідні консультації та проконтрольовано готовність виконавчих органів міської ради до проходження аудиту, підготовлено ряд необхідних документів для укладання угоди між виконавчим комітетом та ТОВ «Глобал Сетрифік» на проведення перевірки                               системи управління якістю, здійснено підготовку та організовано                        проведення у вересні 2017р.зовнішнього аудиту у виконавчих органах міської ради.

Відповідно до затвердженого графіку здійснено організацію та координацію проведення внутрішніх аудитів (20-24.11.2017р.) у вищого керівництва та 34 структурних підрозділах виконавчого комітету.                     Проведено збір, перевірку та впорядкування матеріалів по проведених аудитах,  сформовано реєстр звітів внутрішнього аудиту.

Проведено аналіз діючої документації системи управління якістю, сформовано перелік оригіналів документів СУЯ та намічено перелік документів, які потребують внесення змін.

Проведено аналізування та підготовлено звіт за результатами функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради у 2017 році.

Підготовлено протокол розширеної оперативної наради                                       за результатами аналізування вищим керівництвом стану функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради у 2017 році.

Підготовлено графік проведення внутрішніх аудитів на 2018 рік.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах.

ІІ. Відкритість діяльності виконавчого комітету

З метою забезпечення відкритості, прозорості роботи міської ради, виконавчого комітету, структурних підрозділів, комунальних підприємств, установ та організацій, що діють на території міста, пріоритетним питанням інформаційної діяльності залишається наповнення офіційного веб-сайту актуальною, змістовною інформацією, впровадження нових технологій в діяльності виконавчих органів влади.

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті розміщується уся передбачена законодавством інформація, що дозволяє зробити роботу виконавчих органів більш відкритою і прозорою. За звітний період на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 1002 повідомлення, з них 715 - в розділі «Місцеві новини», 134 – в розділі «Анонси».

Результатом високої організації інформаційної роботи стали результати досліджень проекту "Розбудова прозорості в містах України", що втілюється за підтримки Фонду демократії ООН: Івано-Франківськ увійшов в трійку лідерів-міст України з найпрозорішим місцевим управлінням. Проект реалізований організацією «Transparency International Україна» разом з Інститутом Політичної Освіти, які  уклали рейтинг прозорості муніципалітетів для оцінки прозорості, кількості проактивно наданої інформації громадянам, якості превентивних заходів по боротьбі з корупцією та відкритості по відношенню до громадян  (https://transparentcities.in.ua/rating/).

У межах дослідження в квітні2017 року презентовано рейтинг 25 найбільших міст України, а в червні – 100 міст.

За результатами обох моніторингів Івано-Франківськ у рейтингу прозорості в трійці кращих міст.

Виконавчі органи влади створюють та активно ведуть власні веб-сторінки, на яких висвітлюють найбільш запитувану інформацію. Зокрема, створено веб-сторінки  управління економічного та інтеграційного розвитку міста – сайт «Екомісто», офіційні сайти ЦНАП, управління земельних відносин департаменту комунальних ресурсів, департаменту освіти і науки, департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою.

Структурними підрозділами створені спільноти в соціальних мережах, що дозволяє не тільки поширювати актуальну інформацію, але й спілкуватись з мешканцями, вивчати громадську думку: соціальні сторінки ЦНАП; департаменту культури («Культурна мапа міста»), департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою; управління транспорту та зв’язку, департаменту молодіжної політики та спорту, служби у справах дітей.

З метою надання найбільш запитуваної інформації мешканцям та на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» на сайтах міста https://www.mvk.if.ua розміщуються та постійно оновлюються усі відомості, визначені обов’язковими для оприлюднення чинним законодавством.

Відкритість роботи виконавчого комітету забезпечувалась шляхом оприлюднення відкритих даних на єдиному порталі відкритих даних https://www.data.gov.ua, на якому виконавчими органами влади оприлюднено 258 наборів даних.

За 2017 рік у виконавчий комітет міської ради надійшло 1076 (628 - в 2016р.) запитів про публічну інформацію. З них 296 (337) надійшли поштою. Значно зросла кількість публічних запитів, що надійшли через інтернет-приймальню - 779 за звітний період (216 – в 2016р.).

Управлінням систематично узагальнюється інформація про наявні вакансії на комунальних підприємствах міста для її розповсюдження місцевими ЗМІ.

         Третій рік поспіль управління готує документи для участі в щорічному конкурсі «Кращі практики місцевого самоврядування», який організовує Мінрегіонбуд спільно Офісом Ради Європи в Україні. Якщо в 2015 році наше місто посіло почесне друге місце, то в 2016 отримало два перших місця. Цьогоріч на конкурс представлено практику щодо забезпечення доступу до інформації та інтеграції людей з обмеженими можливостями у всі сфери життєдіяльності міста шляхом впровадження електронних сервісів:  порталів Голос громади та Доступний Івано-Франківськ та 3D-туру міською ратушею. В рамках проекту ПРОМІС управління брало участь в розробці Комунікаційної стратегії м.Івано-Франківська.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

Протягом 2017 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 429 (у 2016 році – 312) документів органів влади вищого рівня, 1259 (у 2016 році – 923) рішень виконавчого комітету міської ради та 726 (у 2016 році – 912) розпоряджень міського голови.

Взято на контроль 183 (у 2016 році – 153) документи органів влади вищого рівня, 485 (у 2016 році – 362) рішень виконавчого комітету та 301 (у 2016 році – 275) розпорядження міського голови. Крім цього на контролі перебуває 105 документів органів влади вищого рівня, 79 рішень виконавчого комітету та 40 розпоряджень міського голови, взятих на контроль у попередньому періоді. Виконано та закрито «До справи» 203 (у 2016 році – 65) документи органів влади вищого рівня. Підготовлено 3 рішення виконавчого комітету та 4 розпорядження міського голови про зняття з контролю 562 виконаних документів.

На виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» проаналізовано розміщення у розділі «Проекти рішень» на офіційному сайті міської ради 266 рішень виконавчого комітету про внесення на розгляд міської ради.

У звітному періоді сформовано 282 питань для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 52 оперативних нарад, за результатами яких надано 1362 протокольні доручення міського голови. З них станом на 01.01.2018 року виконано у повному обсязі 1339 (98%) доручень.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчому комітеті міської ради, до 20 числа – матеріали до рейтингової оцінки роботи райдержадміністрацій та виконкомів міських рад міст обласного значення.

Щоквартально протягом звітного періоду готувались доповідні записки «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.