В ІІ кварталі 2017 року загальний відділ в своїй діяльності керувався законодавчими документами, Регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловедення, положенням про відділ та планом роботи відділу.

Відповідно до вимог Інструкції з діловодства всі документи в день надходження опрацьовувалися загальним відділом: реєструвались, сканувались у базі даних СЕД, брались на контроль та відповідно до завдань керівництва переадресовувалися виконавцям для виконання, ознайомлення та використання в роботі.

         Щотижнево готувалися інформаційні дані про хід виконання контрольних документів.

Спеціалістами відділу здійснювався контроль за правильним оформленням та літературним редагуванням рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Забезпечено оформлення, облік, збереження впродовж встановленого терміну рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Станом на 29.06.2017 року зареєстровано 240 рішень виконавчого комітету міської ради з питань:

- архітектури і містобудування                                        49                      

- торгівлі                                                                                    10             

- комунальної власності міста                                          22    

- земельних відносин                                                                5      

- обліку і розподілу житла                                                         12             

- економічного та інтеграційного розвитку                           15    

- соціальної політики                                                        7      

- фізкультури і спорту                                                      3                         

- освіти і науки                                                                           10    

- культури                                                                         4                

- житлово-комунальних                                                   35                       

- фінансових                                                                     11                       

- опіки і піклування                                                           16                                 

- капітального будівництва                                                        8                         

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної           політики               2                         

- транспорту                                                                      6

- охорони здоров’я                                                          8                         

- різне                                                                               17                       

Оформлено 10 протоколів засідань виконавчого комітету та 2 протокольних доручення.

Станом на 29.06.2017 року зареєстровано 749 розпоряджень міського голови з питань :

- культури                                                                         14             

- нагородження                                                                81                      

- внутрішньої політики                                                    5      

- фінансових                                                                      11    

- економічного та інтеграційного розвитку                    26    

- житлово-комунальних                                                   4      

- освіти і науки                                                                            3                         

- соціальної політики                                                       21                       

- торгівлі                                                                                     7                

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики       11

- соціального захисту дітей                                              2                         

- кадрових (т.ч. з особового складу,                               534

   відпустки, відрядження, тощо)                           

- комунальних ресурсів                                                    2

- транспорту                                                                      2

- з різних питань                                                               26

Впродовж звітного періоду було запротокольовано 116 рішень міської ради. Оформлено 4 протоколи засідань сесій міської ради та 22 протокольних доручення.

Забезпечено своєчасне розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, протоколів засідань виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Проведений аналіз роботи з документами свідчить, що в ІІ кварталі 2017 року документообіг в цілому становив 6402 документа, в тому числі: 3156 документів - вхідна кореспонденція, 386 - вихідна кореспонденція, 1105 - прийняті рішення міської ради, виконавчого комітету та розпорядження міського голови та 1755 - витяги з рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, первинні матеріали до них та інші документи.

Відділ здійснював контроль за виконанням документів. З 3156 документів, що поступили в сектор діловодства, було взято на контроль 691, дані про результати  виконання, взятих на контроль документів, подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Було забезпечено своєчасне виконання адміністративних послуг, які надавалися до виконання центром надання адміністративних послуг.

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались відповіді відповідно до законодавства.

Структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради надавались архівні матеріали для підготовки на судові засідання.

Впродовж ІІ кварталу 2017 року до загального відділу міської ради поступило 49 інформаційних запитів, відповіді на які було надано в термін.

Для забезпечення належного функціонування міста у святкові та   вихідні дні готувались графіки чергувань керівництва виконавчого комітету міської ради.   

В суботу та святкові дні забезпечувалось чергування відповідальних працівників виконавчого комітету міської ради у приймальні міського голови.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів, управлінь та служб виконавчого комітету міської ради.  

        Приділялась особлива увага новопризначеним працівникам щодо організації роботи з документами в системі СЕД.

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.