І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 5 проектів рішення виконавчого комітету міської ради: «Про внесення змін до штатного розпису на 2017 рік Департаменту містобудування, архітектури та культурної спадщини», «Про внесення на розгляд сесії міської ради проекту рішення «Про затвердження нової редакції Положення про Департамент містобудування, архітектури та культурної спадщини Івано-Франківської міської ради», «Про реєстрацію органу самоорганізації населення "Будинковий комітет на набережній Ім.В.Стефаника, 22», «Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету міської ради», «Про план роботи виконавчого комітету на ІІ півріччя 2017 року» та одне розпорядження міського голови «Про зняття з контролю розпоряджень міського голови».

За звітний період підготовлено 7 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботуз підготовки та подання в організаційне управління облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ, зокрема, інтегрована довідка за 2016 рік, щомісячні інформації про хід процесів децентралізації в місті, виконання плану дій із впровадження Ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» у 2016-2018 роках».

         Підготовлено відповіді на 58 (4 у І кварталі) інформаційні запити про публічну інформацію, 28 (31) лист, 16 (8) звернень громадян.

І.2.Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

Підготовлено план проведення внутрішніх навчань працівників виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, виконкомів сільських рад та осіб з резерву кадрів в ІІ кварталі 2017 року.

Відповідно до плану, протягом звітного періоду, організовано проведення наступних апаратних навчань:

26.04.2017р. спільно з секретаріатом міської ради організовано навчання-тренінгу на тему «Як працюючи на державній роботі залишатися щасливим і бути при цьому фінансово незалежним?». Для проведення даного тренінгу було запрошено педагога, психолога, консультанта з фінансів (Німеччина, Мюнхен) Х.В.Графа.

31.05.2017р. проведено внутрішнє навчання на тему: «Професіоналізація замовників Івано-Франківської міської ради в сфері публічних закупівель» за участю координатора Центру компетенцій ProZorro в Івано-Франківській області Х. Зелінської та представника навчального центру ДП «Прозорро» Л.Тимохіної.

17-18 травня 2017р. в рамках проекту «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні» (ПУЛЬС), який реалізовує Асоціація міст України за підтримки USAID, було організовано навчальний візит учасників проекту до м. Івано-Франківська згідно програми «Маршрути успіхів».

18-19 червня 2017 р. працівники ЦНАП м. Івано-Франківська взяли участь  у семінарі з обміну досвідом на тему «Кращі практики місцевого самоврядування у сфері надання адміністративних послуг», який відбувся на Волині та організований Міністерством регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України, Програмою Ради Європи «Децентралізація і територіальна консолідація в Україні» у співпраці з Зимнівською об'єднаною територіальною громадою і департаментом «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку» Луцької міської ради.

Забезпечити участь делегації від виконкому у тренінгу «Дотримання принципів верховенства права в наданні окремих видів адміністративних послуг органами місцевого самоврядування» 29-31.05.17р. у м.Львів

На запрошення Центру розвитку місцевого самоврядування взяти участь у навчальному візиті у Закарпатську область з метою вивчення досвіду розвитку сільських територій

Забезпечити організацію візиту працівників Коломийської міської ради з метою вивчення досвіду з впровадження електронного врядування у Івано-Франківській міській раді

Підготовка відповіді на запит Трансперенсі Інтернешнл Україна

супровід знімальної групи для створення відеофільму про кращі практики на замовлення Ради Європи

Крім того, у червні 2017р. підготовлено матеріали, сформовано делегацію та організовано ознайомчу поїздку працівників виконавчих органів міської ради у виконавчий комітет Вінницької міської ради.

21.06.2017р. спільно з Івано-Франківським регіональним відділенням Асоціації міст України організовано урочисті заходи з нагоди 25-річчя Івано-Франківського регіонального відділення Асоціації міст України, на які запрошено народних депутатів, діючих голів міст та попередніх скликань, першого заступника та депутатів обласної ради, секретаря та депутатів міської ради, керівництво та керівники структурних підрозділів ОДА, керівників виконавчих органів міської ради, керівників громадських організацій та ЗМІ.

І.3.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами, надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови, секретарі та працівники сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації.

            Систематично надаються консультації новообраним головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.4.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Надано методичну допомогу в організації реєстрації ініціативній групі зі створення органу самоорганізації населення будинкового комітету на набережній ім.В.Стефаника, 22, зареєстровано орган самоорганізації населення «Будинковий комітет на набережній ім.В.Стефаника, 22» та його Положення.

Надано методичну допомогу в реєстрації нової редакції Положення про орган самоорганізації населення «Будинковий комітет на вул.Ленкавського, 9».

І.5.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у ІІ кварталі 2017р. були здійснення організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

Впродовж ІІ кварталу 2017 року проведено аналіз та внесено зміни до переліку адміністративних послуг. Відповідно до рішень виконавчого комітету міської ради від 06.04.2017р. №233 «Про внесення змін до переліку адміністративних послуг» та від 27.04.2017р. №276 «Про адміністративні послуги» впроваджено 4 нових адміністративних послуги департаменту соціальної політики, проведено перевірку інформаційних та технологічних карток нововведених адміністративних послуг.

Протягом квітня - червня проведено 5 засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ на яких розглянуто питання впровадження нових адміністративних послуг, удосконалення процесу надання окремих адміністративних послуг департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою, департаменту комунальних ресурсів і відповідно внесення змін в інформаційні та технологічні картки, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах.

І.6.Організація узагальнення та контролю за проведенням загальноміських заходів

Щоденно та щотижнево проінформовано керівництво виконавчого комітету, облдержадміністрації про суспільно-політичну обстановку в місті та узагальнено заходи, які відбуваються в місті протягом дня, тижня, місяця. Відвідано окремі заходи з метою моніторингу ефективності та якості їх проведення.

Здійснено узагальнення переліку професійних свят.

Запрошено на святкування 355 річниці з дня заснування міста керівництво обласної державної адміністрації та обласної ради, народних депутатів, Почесних Громадян міста Івано-Франківська, міських голів попередніх скликань, голів політичних фракцій міської ради, сільських голів приміських сіл.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська. За ІІ квартал 2017 року виконавчого комітету міської ради надійшло 615 запитів про публічну інформацію. З них 578 надійшли від фізичних осіб, 37 – від юридичних осіб. Через інтернет-приймальню надійшло 557 запитів про публічну інформацію. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

         Систематично здійснюється аналіз інформаційної діяльності структурними підрозділами виконавчого комітету. Спільно з відділом програмного та комп′ютерного забезпечення здійснювалась робота щодо наповнення постійних розділів сайту структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, щодня на сайт розміщається 20-30 відомостей.

В ІІ кварталі 2017 року на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 1002 повідомлення, з них 715 - в розділі «Місцеві новини», 134– в розділі «Анонси».

Оновлено інформацію в постійних розділах «Структура виконавчого комітету», «Річні звіти» - розміщено всі звіти структурних підрозділів за 2016р., в розділі «Міські програми» оприлюднено інформацію про виконання 39 цільових програм. Опрацьовуються відомості в розділі «Комісії виконкому». 

Здійснено наповнення  наборів даних, обов’язкових для оприлюднення на офіційному веб-сайті міста. Робота зі створення нових наборів даних та їх поповнення, оновлення продовжується.

         В ІІ кварталі 2017 року продовжувалась робота з розміщення наборів даних на Єдиному веб-порталі data.gov.ua. так розміщено 9 наборів даних, визначених Постановою КМУ №835.

         Начальник відділу організаційно-інформаційної роботи І.Маліновська брала участь в розробці Комунікаційної стратегії м.Івано-Франківська в рамках проекту ПРОМІС.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у ІІ кварталі 2017 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 105 документів органів влади вищого рівня, 400 рішень виконавчого комітету міської ради та 400 розпоряджень міського голови. Взято на контроль 40 документів органів влади вищого рівня, 30 рішень виконавчого комітету та 98 розпоряджень міського голови. Виконано та закрито «До справи» 32 документи органів влади вищого рівня. Підготовлено 1 розпорядження міського голови та 1 рішення виконавчого комітету про зняття з контролю 148 документів.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 9 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 10 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 3 документи.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 1 розпорядження голови облдержадміністрації та 2 власних документи, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 16 документів органів влади вищого рівня та 15 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. У ІІ кварталі 2017 року сформовано 77 питань для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 13 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 407 протокольних доручень міського голови.

Підготовлено дві інформації на ім’я керуючого справами виконавчого комітету про стан оприлюднення проектів рішень міської ради у відповідності до ст. 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Протягом звітного періоду з метою перевірки виконання рішень виконавчого комітету щодо знесення незаконно встановлених споруд взято участь у роботі комісії з демонтажу 8 таких об’єктів.

Ознайомлено представника Коломийської міської ради з організацією роботи відділу контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, зокрема в системі електронного документообігу «Діловод».

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчому комітеті міської ради.

За підсумками роботи у І кварталі 2017 році підготовлено доповідну записку «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.