І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 6 проектів рішення виконавчого комітету міської ради: «Про реєстрацію органу самоорганізації  населення «Будинковий комітет на вул. Гетьмана Мазепи, 15», «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2017 рік», «Про звіт управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, архівного відділу, відділу кадрів Івано-Франківської міської ради», «Про затвердження штатних розписів на 2017 рік», «Про зміни да штатних розписів», «Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету» та 2 розпорядження міського голови «Про зняття з контролю розпоряджень міського голови».

За звітний період підготовлено 8 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційне управління облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ, зокрема, паспорт міської ради за 2016рік, щомісячні інформації про хід процесів децентралізації в місті, виконання плану дій із впровадження Ініціативи «Партнерство «Відкритий Уряд» у 2016-2018 роках».

         Підготовлено відповіді на 4 інформаційні запити про публічну інформацію, 31 лист, 8 звернень громадян, з них 6 надійшли через гарячу урядову лінію, 1 – органи прокуратури.

         Управління  прозвітувало про свою діяльність в 2016р. на засіданні виконавчого комітету (рішення  №3 від 12.01.2017р  «Про звіт управління організаційно-інформаційної роботи та контролю, архівного відділу, відділу кадрів Івано-Франківської міської ради». Всі працівники управління успішно пройшли атестацію посадових осіб місцевого самоврядування. 

І.2.Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

         Управління  надало допомогу в організації внутрішніх навчань  працівників виконавчого комітету з питань роботи з документами в системі електронного документообігу «Діловод», в якому взяли участь:

• 2 лютого 2017р. – 39 посадових осіб;
• 14 лютого 2017р. – 34 особи.

         В лютому спільно з ОДА проведено  навчання з питань заповнення електронних декларацій.

В рамках проекту ПРОМІС 26.01.17р. спільно з управління економічного та інтеграційного розвитку організовано круглий стіл для працівників виконавчого комітету «Внутрішня комунікація та зв’язки зі ЗМІ.

15-17 лютого у м.Вінниця спільно з працівниками ЦНАП взяли участь в семінарі Асоціації міст України з проектного менеджменту для представників Вінницької та Івано-Франківської областей/

В березні підготовлено матеріали та сформовано делегацію працівників виконавчих органів для ознайомчої поїздки у виконавчий комітет Хмельницької міської ради.

І.3.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами, надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови, секретарі та працівники сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації.

            Систематично надаються консультації новообраним головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.4.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Надано методичну допомогу в організації створення, надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення ініціативній групі зі створення будинкового комітету на вул. Гетьмана Мазепи, 15, будинкового комітету на набережній ім.В.Стефаника, 22,  надано методичну допомогу ініціативній  групі мешканців будинків на вул. Грюнвальдська, 7А та вул.Площа Ринок, 12. Організовано інформування голів будинкових комітетів про навчання з питань подання проектів на конкурс згідно Програми розвитку місцевого самоврядування. Подано список голів ОСН для привітання міським головою.

І.5.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у                 І кварталі 2017р. були здійснення планування, організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

З цією метою було проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2016 рік та розроблено і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №100 від 23.02.2017 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2017 рік.

Проведено аналіз та внесено зміни до переліку адміністративних послуг (рішення виконавчого комітету міської ради від 23.02.2017р. №141 «Про внесення змін до переліку адміністративних послуг»), проведено перевірку інформаційних та технологічних карток нововведених адміністративних послуг. Крім того, внесено зміни в інформаційні картки 16 адміністративних послуг та зміни в назву 1 адміністративної послуги Департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою, підготовлено нові інформаційну та технологічну картки даної послуги.

Усі вищезгадані зміни розглянуті на засіданнях робочою групою з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах, вивчення методичних рекомендацій та досвіду інших міст у сфері функціонування системи управління якістю з метою її удосконалення у виконавчому комітеті міської ради.

І.6.Організація узагальнення та контролю за проведенням загальноміських заходів

Щоденно та щотижнево проінформовано керівництво виконавчого комітету, облдержадміністрації про суспільно-політичну обстановку в місті та узагальнено заходи, які відбуваються в місті протягом дня, тижня, місяця. Відвідано окремі заходи з метою моніторингу ефективності та якості їх проведення.

Здійснено узагальнення переліку професійних свят.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська. За І квартал 2017 року виконавчого комітету міської ради надійшло 161 запит про публічну інформацію. З них 98 надійшли від фізичних осіб, 63 – від юридичних осіб. Через інтернет-приймальню надійшло 74 запитів про публічну інформацію. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

         Систематично здійснюється аналіз інформаційної діяльності структурними підрозділами виконавчого комітету. За підсумком 2017 року підготовлено доповідну записку про стан інформаційної роботи структурними підрозділами міської ради. Оновлено інформацію в постійних розділах сайту, розміщено звіти структурних підрозділів про роботу в 2016 році, інформацію про виконання міських програм.

Опрацьовано звіт ГМ «Опора» щодо дослідження індексу публічності, напрацьовано заходи по структурних підрозділах щодо підвищення рейтингу міського голови, виконавчих органів та депутатів міської ради.

Спільно з відділом програмного та комп′ютерного забезпечення здійснювалась робота щодо наповнення постійних розділів сайту структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, щодня на сайт розміщається 20-30 відомостей.

В І кварталі 2017 року на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 1002 повідомлення, з них 715 - в розділі «Місцеві новини», 134– в розділі «Анонси».

Оновлено інформацію в постійних розділах «Структура виконавчого комітету», «Річні звіти» - розміщено всі звіти структурних підрозділів за 2016р., в розділі «Міські програми»  оприлюднено  інформацію про виконання 39 цільових програм. Опрацьовуються відомості в розділі «Комісії виконкому». 

Здійснено наповнення  наборів даних, обов’язкових для оприлюднення на офіційному веб-сайті міста. Робота зі створення нових наборів даних та їх поповнення, оновлення продовжується.

         В І кварталі 2017 року продовжувалась робота з розміщення наборів даних на Єдиному веб-порталі data.gov.ua. так розміщено 8 наборів даних, визначених Постановою КМУ №835.

         Начальник відділу організаційно-інформаційної роботи І.Маліновська брала участь в розробці Комунікаційної стратегії м.Івано-Франківська в рамках проекту ПРОМІС.

Організовано ряд заходів у рамках шведсько-українського проекту Академії Фольке Бернадотта «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні». 13 січня відбулась презентація Плану дій для підвищення рівня верховенства права у процесі надання адміністративних послуг та гендерного профілю. План дій розроблено на основі попереднього дослідження.

 Дорадчим комітетом Івано-Франківської міської ради спільно з Академією Фольке Бернадотта, Соціологічною агенцією «Фама» та Асоціацією малих міст України сформовано перелік кроків, що передбачатимуть зміни у сфері локальних нормативно-правових актів, комунікаційної політики та роботи з кадрами.

16-17 березня у Львові відбувся семінар з обміну досвідом «Запровадження європейських стандартів адміністративної процедури в діяльності органів місцевого самоврядування України». На семінарі презентовано досвід Івано-Франківська щодо впровадження у місцевих актах принципів верховенства права (права бути почутим, зазначення порядку оскарження рішень, мотивування негативних рішень, тощо)

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у І кварталі 2017 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 95 документів органів влади вищого рівня, 200 рішень виконавчого комітету міської ради та 150 розпоряджень міського голови. Взято на контроль 45 документів органів влади вищого рівня, 55 рішень виконавчого комітету та 75 розпоряджень міського голови. Виконано та закрито «До справи» 68 документів органів влади вищого рівня. Підготовлено 2 розпорядження міського голови про зняття з контролю 160 документів.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 9 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 11 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 3 документи.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 1 розпорядження голови облдержадміністрації та 2 власних документи, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 10 документів органів влади вищого рівня та 19 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. У І кварталі 2017 року сформовано 46 питань для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 13 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 296 протокольних доручень міського голови.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчому комітеті міської ради.

За підсумками роботи у 2016 році підготовлено доповідну записку «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.