В І кварталі 2017 року загальний відділ в своїй діяльності керувався законодавчими документами, Регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловедення, положенням про відділ та планом роботи відділу.

Відповідно до вимог Інструкції з діловодства всі документи в день надходження опрацьовувалися загальним відділом: реєструвались, сканувались у базі даних СЕД, брались на контроль та відповідно до завдань керівництва переадресовувалися виконавцям для виконання, ознайомлення та використання в роботі.

         Щотижнево готувалися інформаційні дані про хід виконання контрольних документів.

В лютому на засіданні виконавчого комітету міської ради було заслухано питання “Про стан роботи з документами в 2016 році”.

У звітному періоді працівники загального відділу брали участь в підготовці та проведенні семінарах-навчаннях:

- з керівниками та відповідальними за ведення діловодства в комунальних підприємствах міста;

 - з новопризначеними та відповідальними працівниками за ведення діловодства в програмі СЕД у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

В березні 2017 року на засіданні виконавчого комітету міської ради була затверджена Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради.

Спеціалістами відділу здійснювався контроль за правильним оформленням та літературним редагуванням рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Забезпечено оформлення, облік, збереження впродовж встановленого терміну рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Станом на 27.03.2017 року зареєстровано 210 рішень виконавчого комітету міської ради з питань:

- архітектури і містобудування                                       19                      

- торгівлі                                                                                    2               

- комунальної власності міста                                         13    

- земельних відносин                                                                6      

- обліку і розподілу житла                                                        13             

- економічного та інтеграційного розвитку                           13    

- соціальної політики                                                       6      

- фізкультури і спорту                                                     -                          

- освіти і науки                                                                           9      

- культури                                                                         1                

- житлово-комунальних                                                   45                       

- фінансових                                                                     15                       

- опіки і піклування                                                          12                                 

- капітального будівництва                                                       2                         

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної           політики               1                         

  - правових                                                                       3                         

  - різне                                                                             50                       

Оформлено 7 протоколів засідань виконавчого комітету та 15 протокольних доручень.

Станом на 27.03.2017 року зареєстровано 543 розпорядження міського голови з питань :

- культури                                                                         4               

- нагородження                                                                63                      

- внутрішньої політики                                                   8      

- фінансових                                                                     7      

- економічного та інтеграційного розвитку                   5      

- житлово-комунальних                                                   2      

- освіти і науки                                                                           1                         

- соціальної політики                                                       26                       

- торгівлі                                                                                    8                

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики      5

- соціального захисту дітей                                             1                         

- кадрових (т.ч. з особового складу,                              385

   відпустки, відрядження, тощо)                           

- з різних питань                                                              30

Впродовж звітного періоду було запротокольовано 97 рішень міської ради. Оформлено 3 протоколи засідання сесій міської ради та 9 протокольних доручень.

Забезпечено своєчасне розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, протоколів засідань виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Проведений аналіз роботи з документами свідчить, що в І кварталі 2017 року документообіг в цілому становив 5101 документ, в тому числі: 2339 документів - вхідна кореспонденція, 390 - вихідна кореспонденція, 850 - прийняті рішення міської ради, виконавчого комітету та розпорядження міського голови та 1522 - витяги з рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, первинні матеріали до них та інші документи.

Відділ здійснював контроль за виконанням документів. З 2339 документів, що поступили в сектор діловодства, було взято на контроль 676, дані про результати  виконання, взятих на контроль документів, подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Було забезпечено своєчасне виконання адміністративних послуг, які надавалися до виконання центром надання адміністративних послуг.

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались відповіді відповідно до законодавства.

Структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради надавались архівні матеріали для підготовки на судові засідання.

Впродовж І кварталу 2017 року до загального відділу міської ради поступило 40 інформаційних запитів, відповіді на які було надано в термін.

Для забезпечення належного функціонування міста у святкові та   вихідні дні готувались графіки чергувань керівництва виконавчого комітету міської ради.

В суботу та святкові дні забезпечувалось чергування відповідальних працівників виконавчого комітету міської ради у приймальні міського голови.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів, управлінь та служб виконавчого комітету міської ради.  

        Приділялась особлива увага новопризначеним працівникам щодо організації роботи з документами в системі СЕД.

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.

ІНФОРМАЦІЙНІ ДАНІ

про документообіг у виконавчому комітеті міської ради

Документообіг в цілому становить                5351                     5101

у тому числі :                       

Всього одержано документів                         2214                    2339

у тому числі :                       

указів Президента України                     8                          1

законів України                                       9                          6

постанов Верховної Ради                        15                        4

України

розпоряджень Кабінету                                    7                          2

Міністрів України

постанов Кабінету                                    13                        10

Міністрів України

розпоряджень ОДА                                 47                        39

рішень обласної ради                              21                        14

звернень народних                                  15                        9

депутатів України                                                               

звернень депутатів                                   5                          1

обласної ради

звернень депутатів                                   124                      109

міської ради

листів-звернень ОДА                               195                      254

листів-звернень відділів                           69                        109

і управлінь ОДА

судові документи                                              559                      946

листів-звернень установ,                         1074                    795

підприємств, організацій

та комерційних структур

інформаційних запитів                                      53                        40

Всього надіслано документів                        626                      390

Всього прийнято документів                          1025                      850

у тому числі :

Рішень виконавчого комітету                           211                      210

Кількість проведених засідань                5/5                       7/7

виконавчого комітету та

підготовлено протоколів                                                    

Розпоряджень міського        голови                724                      543

Рішень сесій міської ради                        90                        97

Кількість проведених                              2/2                       3/3

засідань сесій та підготов-

лено протоколів                                      

Кількість надісланих копій:                                            

- витягів з рішень міської ради,                        1486                    1522

  виконавчого комітету, розпоряджень

  міського голови, первинних

  матеріалів до них та інших документів