У першому кварталі архівний відділ працював відповідно до плану роботи на 2017 рік та тих завдань, які ставились керівництвом міської ради.

Основними завданнями відділу й надалі залишились питання збереження документів Національного архівного фонду (НАФ), їх використання, проведення експертизи та поповнення архіву новими документами.

На виконання обласної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на  2015-2019 роки, проведено перевіряння документів фонду Управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради за 1944-2011 роки.

Важливим було виконання наказу Державної архівної служби України «Про вжиття заходів щодо упорядкування та приймання документів Національного архівного фонду (НАФ) на постійне зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені строки». Було прийнято  на зберігання документи НАФ від Державного коледжу технологій і бізнесу за 1985/86-1989/90 навчальні роки в кількості 55 одиниць зберігання та виконавчого комітету Вовчинецької сільської ради за 2002-2006 роки в кількості 30 одиниць зберігання.

Підготовлено та затверджено у Державному архіві Івано-Франківської області нові списки юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Івано-Франківської міської ради та тих, що не передають.

На початку першого кварталу на засіданні виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради було заслухано звіт про роботу відділу у 2016 році.

Про «Підсумки роботи архівних установ  області за 2016 рік та їх завдання на 2017 рік» було розглянуто на розширеному засіданні колегії Державного архіву Івано-Франківської області 15.02.2017 року.

Виходячи з тих завдань, які були прийняті на колегії, працівники відділу надавали методичну та практичну допомогу в експертизі та описуванні документів Управлінню пенсійного фонду у місті Івано-Франківську, Івано-Франківському  міському центру дитячої та юнацької творчості, ліквідаційним комісіям Управлінь культури та освіти і науки виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Проведено експертизу та описування документів виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради за 2010 рік. Цілеспрямована робота проводилась з установами і організаціями міста в питанні діловодства, зокрема надана допомога в підготовці номенклатури справ  Державній податковій інспекції у місті Івано-Франківську, комунальним підприємствам «Міська ритуальна служба», «Центр розвитку міста та рекреації», «Дирекція замовника», «Івано-Франківськводоекотехпром». Проведено комплексну перевірку ведення діловодства та архівної роботи у Професійному будівельному ліцеї.

Відповідно до плану роботи працювала експертна комісія архівного відділу. Проведено 2 засідання, на яких розглянуто 11 питань, погоджено номенклатури справ: Державної податкової інспекції у місті Івано-Франківську, комунальних підприємств «Міська ритуальна служба» «Центр розвитку міста та рекреації», «Дирекція замовника». Схвалено описи справ: виконавчого комітету Крихівецької сільської ради, Крихівецької сільської виборчої комісії, Служби у справах дітей, управління культури виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, Управління Пенсійного фонду України в місті Івано-Франківську, Івано-Франківська  міська виконавча дирекція фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності; схвалено акти на вилучення до знищення документів: виконавчих комітетів Івано-Франківської міської ради, Крихівецької сільської ради, Крихівецької сільської виборчої комісії, Служби у справах дітей, управління культури виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, Управління Пенсійного фонду України в місті Івано-Франківську, Івано-Франківської міської виконавчої дирекції фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності. Схвалено описи справ кадрового (особового) складу 12 підприємств, установ, організацій, які припинили свою діяльність шляхом ліквідації.

Підготовлено та передано на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) Держархіву області описи справ постійного зберігання та на погодження описи справ особового складу виконавчого комітету Крихівецької сільської ради, Крихівецької сільської виборчої комісії, Служби у справах дітей, управління культури виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради, Управління Пенсійного фонду, Івано-Франківської міської виконавчої дирекції фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності.

Разом з завданнями, які ставились з основної діяльності відділ продовжував виконувати функції трудового архіву.

До архівного відділу прийнято 117 справ від 12 ліквідованих організацій різних форм власності. Головам ліквідаційних комісій для відділів державної реєстрації Івано-Франківської міської ради та територіального управління юстиції видано 27 довідок. За отриманням довідок різного характеру у письмовій формі до відділу звернулось 214 заявників, для них підготовлено 181 довідку соціально-правового характеру щодо трудового стажу та зарплати в організаціях і установах, ще 32 довідки стосувались майнових прав. Надано більше 100 усних консультацій та роз’яснень з питань що є в компетенції відділу.

Для інформування громадян відділ щомісячно доповнював переліки ліквідованих установ і організацій та передавав на сайт виконавчого комітету міської ради в розділ «Мешканцям міста». Про ліквідовані організації відділом була підготовлена ініціативна інформація і надіслана в Управління Пенсійного фонду України у місті Івано-Франківську, в Департамент соціальної політики, в міський центр зайнятості та Державну податкову інспекцію .

На виконання рішення виконавчого комітету міської ради від 16.06.2009 року №293 «Про затвердження цін на платні роботи (послуги) що виконуються архівним відділом…» надано послуг на суму 2159 гривень.

Постійно надавались документи працівникам управління Пенсійного фонду для перевірки виконаних довідок.

Своєчасно готувались відповіді на запити які надходили від правоохоронних органів та адвокатів.

Спільно з загальним відділом міської ради працівники архівного відділу брали участь у підготовці Інструкції з діловодства у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради.

З метою покращення організації роботи відділу розроблено і затверджено розпорядженням міського голови від 15.03.2017 року №140-р. графік роботи  архівного відділу, виготовлено нові вивіски на приміщення та штемпелі для засвідчення документів.

Пріоритетним питанням для відділу залишається створення трудового архіву та пошук додаткових приміщень для зберігання архівних документів установ, які припиняють свою діяльність шляхом ліквідації, з цього питання начальником відділу 30.01.2017 року було підготовлено службову записку міському голові.