Архівний відділ у 2016 році працював відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні». У своїй роботі керувався основними Правилами роботи державних архівів України та Положенням про архівний відділ Івано-Франківської міської ради.

Основним завданням відділу була реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста з метою забезпечення поповнення Національного архівного фонду (НАФ) документами, що мають місцеве значення їх державну реєстрацію, облік, зберігання та використання інформації.

Зберігання, комплектування і облік архівних документів

На даний час у 47 фондах НАФ архіву зберігаються 16 тисяч 695 справ з основної діяльності та 13 тисяч 28 справ у 713 фондах з кадрових питань (особового складу). Найдавніші документи датуються 1944 роком.

В ході виконання планових завдань на 2016 рік, забезпечено комплектування, облік та збереженість документів НАФ.

На виконання наказу Державної архівної служби України «Про вжиття заходів щодо упорядкування та приймання документів Національного архівного фонду   на постійне зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені строки» прийнято на зберігання документи НАФ Відділення Пенсійного фонду в м. Івано-Франківську за 1994-2002 роки в кількості 100 справ, Податкової державної інспекції за 1991-2001 роки в кількості 61 справи, Івано-Франківської міської ради та виконавчого комітету в кількості 544 справ за 2006 рік та управління освіти і науки виконавчого комітету міської ради за 2004/05-2009/10н.р. в кількості 145 справ.

У зв’язку з ліквідацією, позапланово описано і прийнято  документи постійного терміну зберігання Івано-Франківського міського управління юстиції та Департаменту містобудування та архітектури. Всі документи НАФ, що надійшли на зберігання, прошифровано і закартоновано. Від міської виборчої комісії було прийнято документи тимчасового зберігання, а саме: бюлетені та списки виборців з виборів міського голови І та ІІ тур 2015 року. Всього 213 архівних коробок.

За клопотанням відділу ще 221 архівну коробку виборчих бюлетенів з виборів депутатів Івано-Франківської міської та обласної ради від 25 жовтня 2015 року передано на зберігання до Державного архіву Івано-Франківської області.

На виконання обласної Програми здійснення контролю за наявністю станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки проведено перевіряння документів фонду Управління освіти і науки виконавчого комітету міської ради за 1944/1945- 2003/2004 н.р.

Не менш важливим завданням архівного відділу є забезпечення умов зберігання документів.  Всі документи НАФ, що надходять в  архівний відділ закартоновуються в архівні коробки та розміщуються на відповідні стелажі в певних кімнатах, де  підтримується певний температурний режим та волога. Один раз в тиждень показники гігрометра заносяться в журнали реєстрації спостережень за температурно-вологісним режимом. В  архівосховищі введеному в дію у 2015 році встановлено вентиляцію.

Охоронна та пожежна сигналізації перебувають у справному стані.

Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах.

Джерелами формування НАФ у зоні свого комплектування архівним відділом визначено 27 установ та організацій. Список їх затверджено директором Державного архіву Івано-Франківської області. У списку 9 державної та 18 комунальної форми власності.

Відділ постійно працює з цими організаціями, надаючи їм як методичну, так і практичну допомогу в складанні номенклатур, в описуванні документів, проведенні експертизи, підготовці актів на вилучення документів для знищення та погодженні графіків передачі документів на зберігання до архівного відділу.

В архівному відділі створена експертна комісія (ЕК) завданням якої є координація роботи з проведення експертизи цінності документів державних органів, органів місцевого самоврядування підприємств установ та організацій різних форм власності, об’єднань громадян, що знаходяться у зоні комплектування архівного відділу.

Експертна комісія відділу погоджує номенклатури справ організацій, схвалює описи справ, акти вилучення на знищення документів, історичні довідки та інструкції з діловодства. Проведено 9 засідань ЕК, де розглянуто 34 питання. Схвалено 23 номенклатури, 17 актів на знищення документів, 8 описів документів постійно зберігання, 50 описів документів особового складу. Всі документи організацій, що належать до НАФ передавались на погодження Експертно-перевірній комісії (ЕПК) Державного архіву області.

В результаті проведення експертизи цінності документів Івано-Франківської комісії по розгляду поновлення прав реабілітованих було виявлено 15 необлікованих справ постійного терміну зберігання за 1944-1955,1958 роки, в яких зафіксовано майно, що було конфісковано у громадян репресивними органами. Ці документи відносяться до фонду «Фінансовий відділ виконавчого комітету Станіславської міської ради народних депутатів» було передано на зберігання  до Державного архіву області.

Експертиза та упорядкування документів проводились установах і організаціях. Описано документи виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради за 2009 рік, виконавчих комітетів Угорницької та Крихівецької сільських рад за 2007-2015роки, Базового медичного коледжу за 2007-2015 роки, Коледжу технологій та бізнесу за 2010/2011-2014/2015н.р.

         Надано методичну допомогу в описуванні документів управління капітального будівництва виконавчого комітету міської ради за 2010-2015 роки.

В минулому році проведено 2 комплексні перевірки в Департаменті освіти та науки та Базовому медичному коледжі та 1 тематичну перевірку «Про стан зберігання архівних документів» в Департаменті комунальних ресурсів.

Відділ контролює стан зберігання документів у архівних підрозділах установ і організацій, які створюють і передають документи НАФ та в тих, що не передають.

Використання документів, що зберігаються у відділі

За використанням інформації яка знаходиться в документах, що зберігаються в архівному відділі, найбільше зверталися громадяни в пошуку підтвердження своїх соціально - правових та майнових прав. Також надходили запити від адвокатів та правоохоронних органів

На всі заяви і звернення працівники відділу вчасно надавали письмові відповіді у формі довідок, витягів, копій, повідомлень. Із 1028 запитів з позитивним результатом було виконано 964. Основною тематикою запитів були підтвердження трудового стажу, нарахування зарплати, надання земельних ділянок, дозволів на приватизацію, будівництво та ін.

Було виконано ще 14 запитів на публічну інформацію.

Юридичним особам, які припинили свою діяльність шляхом ліквідації, видавались довідки та акти для відділу державної реєстрації. Від 43 підприємств, організацій, що припинили свою діяльність було прийнято 1073 справи документів з особового складу. Ще 85 юридичним особам видано довідки про те, що вони не мають документів з особового складу для передавання в архівний відділ.

На всі видані довідки, що стосувались пенсійного забезпечення, надавались документи для перевірки працівникам управління Пенсійного фонду.

Відповідно до рішення виконавчого комітету міської ради від 16.06.2009 року №293 «Про затвердження цін на платні послуги від 16.06.2009 року №293 «Про затвердження цін на платні роботи (послуги), що виконуються архівним відділом» було надано послуг на суму 14 тис. 760 гривень. Це впорядкування документів НАФ в установах , приймання на зберігання документів особового складу від організацій які ліквідовують свою діяльність та видача довідок майнового характеру.

За  зароблені кошти  проведено перезарядку вогнегасників, підписано періодичні видання, закуплено  канцелярські товари та інше.

Матеріально-технічне забезпечення та умови роботи

Відділ забезпечений 2 архівосховищами загальною площею 158,37 кв.м., протяжність стелажного обладнання складає 782 погонних метри. Місткість приміщень розрахована на 36000 одиниць зберігання.

Обладнано відділ комп’ютером, ноутбуком, принтером, сканером.

Перспективним для архівного відділу буде питання пошуку додаткових площ для документів, або створення трудового архіву для установ і організацій, які ліквідовують свою діяльність.