В 2015 році загальний відділ в своїй діяльності керувався законодавчими документами, Регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловедення, положенням про відділ та планом роботи відділу.

З 01.04.2015 року в канцелярії виконавчого комітету міської ради впроводилася дослідна експлуатація системи «Електронний документообіг».

Здійснювались заходи з надання роботі з документами системного характеру.

Щотижнево готувалися інформаційні дані про хід виконання контрольних документів.

Щомісячно станом на 21 число готувалась інформація щодо дотримання термінів підготовки проектів рішень, які подаються на засідання виконавчого комітету та доопрацьовуються після засідання.

В лютому 2015 року на засіданні виконавчого комітету міської ради розглядалося питання “Про стан виконавської дисципліни у Департаментах, управліннях, відділах виконавчого комітету міської ради та комунальних підприємствах міста у ІІ півріччі 2014 року”.

В квітні підготовлено аналітичну довідку «Про стан роботи з документами в І кварталі 2015 року».

15 травня 2015 року було проведено семінар щодо дотримання Закону України «Про доступ до публічної інформації» (в частині розгляду та термінів виконання інформаційних запитів від юридичних осіб).

В липні 2015 року підготовлено рішення на засідання виконавчого комтету міської ради «Про стан виконавської дисципліни у Департаментах, управліннях, відділах виконавчого комітету міської ради та комунальних підприємствах міста у І півріччі 2015 року».

В жовтні підготовлено аналітичну довідку «Про стан роботи з документами у ІІІ кварталі 2015 року».

Здійснювався контроль за правильним оформленням та літературним редагуванням рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Забезпечено оформлення, облік, збереження впродовж встановленого терміну рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Станом на 25.12.2015 року зареєстровано 744 рішення виконавчого комітету міської ради з питань:

- архітектури і містобудування                                       113            

- торгівлі                                                                                    39    

- комунальної власності міста                                         36              

- земельних відносин                                                                42    

- обліку і розподілу житла                                                        49                       

- економічного та інтеграційного розвитку                           34    

- соціальної політики                                                       18    

- фізкультури і спорту                                                     2                

- освіти і науки                                                                           21              

- культури                                                                         10              

- житлово-комунальних                                                   167                     

- фінансових                                                                     50              

- опіки і піклування                                                          64              

- капітального будівництва                                                       8      

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної                                       7                

  політики                                                                      

- правових                                                                        14              

- різне                                                                                70              

Оформлено 23 протоколи засідань виконавчого комітету та 66 протокольних доручень.

Станом на 25.12.2015 року зареєстровано 2294 розпорядження міського голови з питань :

- культури                                                                        17                       

- нагородження                                                                 164                     

- внутрішньої політики                                                         26

- фінансових                                                                     17    

- економічного та інтеграційного розвитку                                  82

- житлово-комунальних                                                        50

- освіти і науки                                                                  6                         

- соціальної політики                                                           80                       

- торгівлі                                                                          16                       

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної                                   23

  політики                

- соціального захисту дітей                                                    13                       

- кадрових (т.ч. з особового складу,                                        1684

   відпустки, відрядження, тощо)                           

- з різних питань                                                                 116

Станом на 25.12.2015 року запротокольовано 328 рішень міської ради.

Оформлено 12 протоколів засідань сесій міської ради та 60 протокольних доручень.

Забезпечено своєчасне розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, протоколів засідань виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Упорядковано матеріали сесійних засідань, засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови для зберігання у відомчому архіві виконавчого комітету міської ради.

Передано в архівний відділ виконавчого комітету міської ради документи за 2004 та 2005 роки.

Станом на 25.12.2015 року в канцелярію виконавчого комітету міської ради поступило 7739 документів, в тому числі :

- указів Президента України                                                             27              

- законів України                                                                          93

- постанов Верховної Ради України                                                     12

- розпоряджень Кабінету Міністрів України                                            16

- постанов Кабінету Міністрів України                                                  50

- розпоряджень ОДА                                                                      184  

- рішень обласної ради                                                                    59

- звернень народних депутатів України                                                 56

- звернень депутатів обласної ради                                                      9      

- звернень депутатів міської ради                                                        237

- рішень депутатських комісій                                                             2

- листів-звернень ОДА                                                                     907

- листів-звернень відділів і управлінь ОДА                                             313

- судові документи                                                                         2289

- листів-звернень установ, підприємств, організацій                                  3355

  та комерційних структур

- інформаційних запитів                                                                   130

З 7739 документів, що поступили в канцелярію, взято на контроль 2292.

За звітний період зареєстровано та надіслано 1948 документів  вихідної кореспонденції.

Станом на 25.12.2015 року документообіг становить       15984 (таблиця 1).

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались копії відповідних документів.        

Структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради надавались архівні матеріали для підготовки на судові засідання.        

Для забезпечення належного функціонування міста у святкові та   вихідні дні готувались графіки чергувань керівництва виконавчого комітету міської ради.

В суботу та святкові дні забезпечувалось чергування відповідальних працівників виконавчого комітету міської ради у приймальні міського голови.

З нагоди Великодних, Новорічних та Різдвяних свят були складені списки для привітань та забезпечено відправку листівок.

Відділ здійснював контроль за виконанням документів. Дані про наслідки виконання, взятих на контроль документів, щотижня узагальнювались і подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів, управлінь та служб виконавчого комітету міської ради.  

Відповідно до розпоряджень міського голови від 23.02.2015р. № 68-р “Про надання методичної та практичної допомоги в лютому – червні 2015 року” та 25.06.2015 року № 272-р “Про надання методичної та практичної допомоги в ІІІ кварталі 2015 року” особлива увага приділялась організації контролю за виконанням документів, дотриманню вимог щодо підготовки та належного оформлення документів відповідно до Регламенту виконавчого комітету. Зокрема, методична та практична допомога надавалась таким структурним підрозділам: відділу внутрішньої політики, управлінню земельних відносин, КО “Івано-Франківський міський парк культури та відпочинку ім. Т.Г.Шевченка”, міській поліклініці № 1,  Микитинецькій та Хриплинській сільським радам, Фонду комунальної власності територіальної громади міста та ДМП «Івано-Франківськтеплокомуненерго».

Приділялось особливу увагу новопризначеним працівникам щодо організації роботи з документами.

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.