І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів  про  хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради  і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 12 проектів рішень   виконавчого комітету, міської ради, основні з яких:  «Про план роботи виконавчого комітету на ІІ півріччя 2015 року»,  «Про план роботи виконавчого комітету на І півріччя 2016 року», «Про стан виконавської дисципліни у Департаментах, управліннях, відділах виконавчого комітету міської ради та комунальних підприємствах міста у І півріччі 2014 року»,    «Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету міської ради», «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2015 рік»,  «Про виконання рішення сесії міської ради №4-1 від 01.12.2015р.», «Про затвердження штатних розписів», «Про створення міської координаційної ради», «Про надання дозволу на створення будинкового комітету на вул. Є.Коновальця,101» та інші.

Управлінням підготовлено 14 розпоряджень міського голови, понад 30 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційний відділ облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ. Зокрема, на виконання розпорядження обласної ради та обласної державної адміністрації проведено ряд заходів з організації об’єднання територіальних громад з центром в м.Івано-Франківськ.

1.2. Організація проведення місцевих виборів на території Івано-Франківської міської ради

Управлінням здійснено ряд заходів, які забезпечили організацію виборчого процесу на належному рівні.

Для впорядкування та створення належних умов для розміщення друкованих матеріалів передвиборної агітації видано  розпорядження міського голови від 03.09.2015р. № 353-р. «Про порядок розміщення друкованих матеріалів передвиборної агітації», визначено 91  місце для розміщення  передвиборної агітації на території міста та 21 – на території сільських рад, обумовлено порядок та терміни оприлюднення агітаційних матеріалів.

З метою належного матеріально-технічного забезпечення дільничних виборчих комісій розпорядженням міського голови від 14.09.2015р.  №375-р «Про заходи з підготовки до проведення місцевих виборів» визначено конкретні заходи з підготовки та проведення виборів, закріплено кураторів за виборчими дільницями.

У місті Івано-Франківську утворено 108 виборчих дільниць, з них 94 – звичайні, 14 – спеціальні. Великих дільниць – 76, середніх – 16, малих – 16.

В ході підготовки до проведення виборів управління співпрацювало з ПАТ «Укртелеком» щодо  підключення тимчасових номерів телефонів на  усіх 108 виборчих дільницях. Ці роботи профінансовані з міського бюджету.

Міжнародні спостерігачі, представники громадських організацій  відзначили високу організацію  проведення виборів на території міської ради.

І.3.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами,  надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів  сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

         Організовано надання методично-практичної допомоги виконавчому комітету Микитинецької, Хриплинської сільських рад, підготовлено інформаційну записку з рекомендаціями щодо удосконалення роботи виконавчого комітету сільської ради.

Сільські голови та секретарі сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради.

            Під час підготовки та проведення місцевих виборів надавалась методично-інформаційна допомога. Також  систематично надаються консультації новообраним головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.4.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

У звітному періоді організовано  проведення  4 засідання Ради голів будинкових комітетів та ОСББ при міському голові. Протоколи цих засідань контролюються та аналізується виконання протокольних доручень.

Організовано проведення щорічного огляду-конкурсу на кращий будинковий комітет, ОСББ, ЖБК. За підсумками конкурсу визначено переможців, урочисто вручено грамоти виконавчого комітету, подяки міського голови.

В 2015 році зареєстровано один орган самоорганізації населення – будинковий комітет на вул.Є.Коновальця, 101.

1.5. Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

         На виконання розпоряджень міського голови від 23.02.2015р.  № 68-р,  від 25.06.2015р.  № 272-р надано методично-практичну допомогу управлінню земельних відносин, Микитинецькій, Хриплинській  сільським радам, міській поліклініці №1, КО «Івано-Франківський міський парк культури та відпочинку імені Т.Г.Шевченка», Фонду комунальної власності територіальної громади міста, відділу внутрішньої політики, ДМП «Івано-Франківськтеплокомуненерго»

За підсумком надання методично-практичної допомоги підготовлено довідки із зауваженнями та пропозиціями щодо вдосконалення роботи структурними підрозділами.

Управлінням підготовлено план апаратних навчань на 2015 рік. Організовано проведення апаратних навчань та семінарів з  питань: інформаційної роботи, виборчого законодавства, впровадження електронного документообігу для новоприйнятих працівників, «Про заходи із запобігання проявам корупції в органах влади», «Про порядок декларування доходів».

Започатковано проведення звітів-презентацій структурними підрозділами  своєї діяльності. З такими звітами виступили управління економічного та інтеграційного розвитку, управління культури, департамент соціальної політики, комітет фізкультури і спорту.

І.6.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у 2015р. були підготовка, організація та проходження третього ресертифікаційного аудиту системи управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009, а також здійснення планування, організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

З цією метою було проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2014 рік та розроблено і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради №179 від 27.03.2015 року Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2015 рік.                   Проведено координацію роботи, контроль та аналіз виконання таких                      дій в усіх виконавчих органах міської ради.

Проведено аналіз всієї документації системи управління якістю.

Внесено зміни, підготовлено та введено в дію нові версії наступних 8 документів системи управління якістю:

-   Настанови з якості виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради;

-   інструкції з обслуговування замовників (І-СУЯ/02);

-   інструкції з анкетування задоволеності замовників рівнем наданих послуг І-СУЯ/03;

-   інструкції з забезпечення навчання кадрів І-СУЯ/05;

-   інструкції з оцінки працівників І-СУЯ/06;

-   інструкції  з  відбору  кандидатів на заміщення вакантних посад І-СУЯ/07;

-   інструкції з планування, розробки, впровадження нової послуги та внесення змін до послуг, що надаються (І-СУЯ/08);

-   інструкції з внутрішньої комунікації І-СУЯ/09.

Виготовлено копії та проведено заміну даних документів у всіх виконавчих органах міської ради .

В зв’язку із змінами в чинному законодавстві та за поданнями виконавчих органів міської ради впродовж року відповідно до рішень виконавчого комітету міської ради від 05.02.2015р. №61, від 27.03.2015р. №181 внесено зміни до переліку адміністративних послуг:

-    включено до переліку адміністративних послуг 3 адміністративних послуги (Департамент соціальної політики – 1 послуга, управління торгівлі - 1 послуга та Департамент містобудування та архітектури – 1 послуга (рішення виконавчого комітету міської ради від 27.03.2015р. №181);

-    вилучено з переліку адміністративних послуг 2 адмін. послуги (управління земельних відносин – 1 послуга, відділ Держземагенства у місті Івано-Франківську -1 послуга (рішення виконавчого комітету від 05.02.2015р. №61));

За поданнями суб'єктів надання адміністративних послуг внесено зміни в інформаційні і технологічні картки 5 адміністративних послуг (відділ Держземагенства у місті Івано-Франківську – 1 послуга, управління державної архітектурно-будівельної інспекції в місті Івано-Франківську – 3 послуги, управління земельних відносин – 2 послуги) та інформаційні картки 4 адміністративних послуг, які надаються відділом обліку та розподілу житла. Відповідно після внесених змін введено в дію нові версії інформаційних та технологічних карток.

Загалом протягом року було розроблено, перевірено, введено в дію, виготовлено їх копії та проведено заміну в структурних підрозділах 28 оновлених інформаційних (ІК) та технологічних (ТК) карток адміністративних послуг (10 ІК та ТК на виконання виконавчого комітету міської ради від 27.03.2015р. № 181 та 18 ІК та ТК за пропозиціями надавачів послуг).

З метою впорядкування переліку адміністративних послуг та документів дозвільного характеру, які надаються виконавчими органами Івано-Франківської міської ради та територіальними органами центральних органів виконавчої влади для надання якісних адміністративних послуг та з метою підвищення ефективності діяльності виконавчого комітету міської ради проведено аналіз переліку адміністративних послуг, систематизовано усі зміни, які до нього вносилися та підготовлено і прийнято рішення виконавчого комітету міської ради від 10.09.2015р. №496 «Про винесення на розгляд сесії міської ради проекту рішення «Про затвердження переліку адміністративних послуг» з урахуванням усіх часткових змін, які вносилися до переліку в період 2012-2015 років та включає наступні додатки:

1.Перелік адміністративних послуг, які надаються виконавчими органами Івано-Франківської міської ради.

2.Перелік адміністративних послуг, які надаються територіальними органами центральних органів виконавчої влади.

3.Перелік адміністративних послуг щодо видачі суб’єктам господарської діяльності документів дозвільного характеру.

Внесено зміни та розпорядженням міського голови від 30.06.2015р. №276-р затверджено новий склад робочої групи з впровадження та функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради.

Здійснено ряд заходів по проходженню ресертифікації системи управління якістю виконавчого комітету міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009: надано відповідні консультації та проконтрольовано готовність виконавчих органів міської ради до проходження ресертифікаційного аудиту, підготовлено ряд необхідних документів для укладання угоди між виконавчим комітетом та ТОВ «Глобал Сетрифік» на проведення ресертифікаційних робіт системи управління якістю, здійснено підготовку та організовано проведення зовнішнього аудиту у виконавчих органах міської ради та вручення сертифікатів якості виконавчому комітету івано-Франківської міської ради.

Проведено аналіз зауважень і звіту за результатами ресертифікаційного аудиту та підготовлено протокол заключної наради аудиту в якому відображено усі зауваження та розіслано виконавчим органам.

Протягом 2015 року проведено 15 засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

Підготовлено розпорядження міського голови №443-р від 12.10.15р. «Про внесення змін в розпорядження міського голови від 25.10.2011 року №584-р» відповідно до якого внесено зміни в склад внутрішніх аудиторів виконавчого комітету міської ради.

Відповідно до затвердженого графіку здійснено організацію та координацію проведення внутрішніх аудитів (13-19.10.2015р.) у вищого керівництва та 36 структурних підрозділах виконавчого комітету. Проведено збір, перевірку та впорядкування матеріалів по проведених аудитах,  сформовано реєстр звітів внутрішнього аудиту.

Проведено аналіз діючої документації системи управління якістю, сформовано перелік оригіналів документів СУЯ та намічено перелік документів, які потребують внесення змін.

Проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2015 рік.

Проведено аналізування та підготовлено звіт за результатами функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради у 2015 році.

Підготовлено протокол розширеної оперативної наради за результатами аналізування вищим керівництвом стану функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради у 2015 році.

Підготовлено графік проведення внутрішніх аудитів на 2016 рік, проведено ротацію аудиторських груп по структурних підрозділах.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх структурних підрозділах, вивчення методичних рекомендацій та досвіду інших міст у сфері функціонування системи управління якістю з метою її удосконалення у виконавчому комітеті міської ради.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України "Про інформацію", «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання  запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті м.Івано-Франківська. За 11 місяців 2015 року  виконавчого комітету міської ради надійшло 697 (377 - в 2014р.) запитів про публічну інформацію. З них 334 (193) надійшли поштою, 363 (184) – через інтернет-приймальню. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було. Безпосередньо працівниками управління надано відповіді на 89 публічних запитів.

Управлінням щоквартально та щопіврічно готуються довідки про роботу з публічною інформацією, а також довідки за підсумком року.

ІІ.2. Відкритість роботи виконавчого комітету

         Щоквартально, щопіврічно здійснюється аналіз інформаційної діяльності структурними підрозділами виконавчого комітету.

Спільно з відділом програмного та комп′ютерного забезпечення здійснювалась робота щодо наповнення постійних розділів сайту структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, щодня на сайт розміщається 20-30 відомостей.

В 2015 році на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 6146 повідомлень (в 2014 році – 2672), з них 3722 (1734) -  в розділі «Місцеві новини», 745 (280) – в розділі «Анонси».

Експерти  громадянської мережі ОПОРА  третій рік поспіль  визнають Івано-Франківськ лідером в рейтингу публічності (71% із 100 можливих, за рік +4%). Діяльність виконавчих органів Івано-Франківської міської ради  стабільно займає вищі позиції, аніж решта суб’єктів моніторингу з показником 79%.  Показник публічності формувався на основі оцінки за трьома основними принципами: прозорість, відкритість та підзвітність суб’єктів місцевого самоврядування.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у 2015 році відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 362 документи органів влади вищого рівня, 1337 рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови. Взято на контроль 171 документ органів влади вищого рівня, 505 рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. Виконано та закрито «До справи» 216 документів органів влади вищого рівня. Підготовлено 4 рішення виконавчого комітету та 6 розпоряджень міського голови про зняття з контролю 576 документів.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 37 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 26 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 23 документи.

За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розглядався на оперативних нарадах у міського голови та його заступників. Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 8 розпоряджень голови облдержадміністрації та 20 власних документів, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 10 документів органів влади вищого рівня та 95 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. У 2015 році сформовано 144 питання для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 53 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 948 протокольних доручень міського голови.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у керівництва виконавчого комітету міської ради. Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування. Щоквартально до 10 числа у відділ контролю обласної державної адміністрації подається звіт про систему організації та стан контролю у виконавчому комітеті міської ради.

Щопіврічно на засіданні виконавчого комітету міської ради слухалось питання про стан виконавської дисципліни у відділах і управліннях виконавчого комітету міської ради (рішення виконавчого комітету міської ради від 26.02.2015р. № 105 та від 30.07.2015р. № 410).

За підсумками роботи у І та ІІІ кварталах 2015 року підготовлено доповідні записки «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

Як результат, за підсумками 2015 року немає жодного невиконаного документу органів влади вищого рівня та розпорядження міського голови, а кількість невиконаних рішень виконавчого комітету зменшилась і становить 3 % від загальної кількості контрольних документів.