В 2014 році загальний відділ в своїй діяльності керувався законодавчими документами, Регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловедення, положенням про відділ та планом роботи відділу.

         Загальний відділ спільно з відділом програмного та комп’ютерного забезпечення працювали над поетапним впровадженням електронного документообігу.

         Впроваджено електронну розсилку рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

         Здійснювались заходи з надання роботі з документами системного характеру.

         Здійснювався контроль за правильним оформленням та літературним редагуванням рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та документів при обробці вхідної і вихідної кореспонденції.

Забезпечено оформлення, облік, збереження впродовж встановленого терміну рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Зареєстровано 699 рішень виконавчого комітету міської ради з питань:

Оформлено 27 протоколів засідань виконавчого комітету.

Зареєстровано 2242 розпорядження міського голови з питань :

В 2014 році запротокольовано 300 рішень міської ради. Оформлено 11 протоколів засідань сесій міської ради.

Упорядковано матеріали сесійних засідань, засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови для зберігання у відомчому архіві виконавчого комітету міської ради за 2006 рік.

У 2014 році в канцелярію виконавчого комітету міської ради поступило 7904 документів, в тому числі :

З 7904 документів, що поступили в канцелярію, взято на контроль 2668.

За звітний період зареєстровано та відправлено 2199 документів  вихідної кореспонденції.

В цілому документообіг у 2014 році становив 21505.

Для поетапного впровадження електронного документообігу у виконавчому комітеті міської ради в березні 2014 року було проведено семінар з працівниками, відповідальними за роботу з електронною кореспонденцією у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, а 26 листопада 2014 року проведено семінар з діловодами та спеціалістами, які здійснюють контроль за виконанням документів у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

На семінарах були надані методичні рекомендації щодо організації виконання контрольних документів та дотримання термінів їх виконання, а також  наголошено на типові порушення і систематичні недоліки, які допускаються в роботі з документами усіх рівнів  та шляхи їх усунення.

За підсумками  роботи щоквартально в 2014 році готувалися доповідні записки «Про стан роботи з документами», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах, визначено   систематичні   порушення   вимог  Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства  у  виконавчому  комітеті  міської  ради  в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання.

Відділ забезпечував виконання ст. 15 Закону України “Про доступ до публічної інформації” в частині оприлюднення на офіційному сайті прийнятих рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. Також було забезпечено членів виконавчого комітету та депутатів міської ради  електронним варіантом проектів рішень виконавчого комітету.

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались копії відповідних документів.        

Структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради надавались архівні матеріали для підготовки на судові засідання.        

Для забезпечення належного функціонування міста у святкові та   вихідні дні готувались графіки чергувань керівництва виконавчого комітету міської ради.

В суботу та святкові дні забезпечувалось чергування відповідальних працівників виконавчого комітету міської ради у приймальні міського голови.

З нагоди Різдвяних, Великодніх свят та Дня незалежності України були складені списки для привітань та забезпечено відправку листівок.

Відділ здійснював контроль за виконанням документів. Дані про виконання, взятих на контроль документів, щотижня узагальнювались і подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Станом на 21 число місяця узагальнювалися дані про виконавську дисципліну в роботі з документами та дотримання Регламенту роботи            у Департаментах, управліннях та відділах виконавчого комітету міської ради.

Поновлювався телефонний довідник Департаментів, управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів, управлінь та служб виконавчого комітету міської ради.  

На виконання розпоряджень міського голови від 21.01.2014р.  № 19-р та від 15.09.2014р. № 341-р «Про створення робочої групи з надання методичної та практичної допомоги» були здійснені перевірки у структурних підрозділах виконавчого комітету та надано практичні допомоги: управлінню адміністративних послуг, управлінню у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики, управлінню капітального будівництва, комітету фізкультури і спорту, департаменту соціальної політики, центральній міській клінічній лікарні, КП “Івано-Франківськводоекотехпром”, міському центру соціальних служб сім’ї, дітей та молоді, підготовлено відповідні довідки із зауваженнями та рекомендаціями, зокрема, і щодо організації контролю за виконанням документів та підвищення стану виконавської дисципліни.

        Приділялось особливу увагу новопризначеним працівникам щодо організації роботи з документами. 

        На 95 інформаційних запитів були своєчасно надані відповіді.

        Підготовлено номенклатуру справ на 2015 рік.       

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.

Інформаційні дані про документообіг у виконавчому комітеті міської ради за 2013 – 2014 роки додаються.