За І півріччя 2012 року загальний відділ в своїй діяльності керувався законодавчими документами, Регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловедення, положенням про відділ та планом роботи відділу.

Здійснювались заходи з надання роботі з документами системного характеру, контроль за правильним оформленням та літературним редагуванням рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та документів при обробці вхідної і вихідної кореспонденції.

Забезпечено оформлення, облік, збереження впродовж встановленого терміну рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Зареєстровано 432 рішення виконавчого комітету міської ради з питань:

- архітектури і містобудування 67

- торгівлі 22

- комунальної власності міста 25

- земельних відносин 50

- обліку та розподілу житла 30

- економічного та інтеграційного розвитку 15

- соціальної політики 7

- фізкультури і спорту 2

- освіти і науки 7

- культури 8

- житлово-комунальних 53

- фінансових 23

- опіки і піклування 22

- капітального будівництва 6

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики 6

- оформлення права власності 41

- різне 48

 

Виготовлено 3055 копій рішень виконавчого комітету міської ради та доведено до виконавців.

Оформлено 13 протоколів засідань виконавчого комітету.

Зареєстровано 1045 розпоряджень міського голови з питань :

- культури 11

- нагородження 96

- внутрішньої політики 14

- фінансових 9

- комунальної власності міста 2

- економічного та інтеграційного розвитку 33

- житлово-комунальних 22

- освіти і науки 14

- соціальної політики 27

- торгівлі 7

- транспорту і зв’язку -

- у справах сім’ї, молодіжної та гендерної політики 12

- соціального захисту дітей 7

- кадрових (т.ч. з особового складу, 699

відпустки, відрядження, тощо)

- з різних питань 92

Виготовлено 3986 копій розпоряджень міського голови і доведено до виконавців.

За І півріччя 2012 року запротокольовано 223 рішення міської ради, виготовлено 3111 копій та доведено до виконавців.

Оформлено 8 протоколів засідань сесій міської ради.

Упорядковано матеріали сесійних засідань, засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови для зберігання у відомчому архіві виконавчого комітету міської ради.

Передано в архівний відділ виконавчого комітету міської ради документи за 2002 рік.

За І півріччя 2012 року в канцелярію виконавчого комітету міської ради поступило 4647 документів, в тому числі :

- указів Президента України 24

- законів України 53

- постанов Верховної Ради України 12

- розпоряджень Кабінету Міністрів України 16

- постанов Кабінету Міністрів України 47

- розпоряджень ОДА 148

- рішень обласної ради 30

- звернень народних депутатів України 10

- звернень депутатів обласної ради 16

- звернень депутатів міської ради 123

- рішень депутатських комісій 4

- листів-звернень ОДА 622

- листів-звернень відділів і управлінь ОДА 215

- судові документи 1246

- листів-звернень установ, підприємств, організацій 2047

та комерційних структур

- інформаційних запитів 34

З 4647 документів, що поступили в канцелярію, взято на контроль 1775.

За звітний період зареєстровано та відправлено 1246 документів вихідної кореспонденції.

В цілому документообіг за І півріччя 2012 року становить 18245 документів (таблиця 1).

З метою роз’яснення основних вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради, затвердженого рішенням міської ради від 03.02.2011 року № 58-У, та Інструкції з діловодства 26 січня 2012 року проведено семінар-навчання з посадовими особами місцевого самоврядування, які працюють у структурних підрозділах виконавчого комітету менше одного року. 12 березня 2012 року з керівниками структурних підрозділів проведено нараду з питань виконавської дисципліни та 27 березня 2012 року семінар-навчання з діловодами та спеціалістами з питань контролю.

За підсумками роботи у І кварталі 2012 року підготовлено доповідну записку «Про стан роботи з документами в І кварталі 2012 року», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання.

Відділ забезпечував виконання ст. 15 Закону України “Про доступ до публічної інформації” в частині оприлюднення на офіційному сайті прийнятих рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. Також було забезпечено членів виконавчого комітету та депутатів міської ради електронним варіантом проектів рішень виконавчого комітету.

На письмові вимоги громадян, установ, організацій надавались копії відповідних документів.

Відділ здійснював контроль за виконанням документів. Дані про наслідки виконання , взятих на контроль документів , щотижня узагальнювались і подавались керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Станом на 21 число місяця узагальнювалися дані про виконавську дисципліну в роботі з документами та дотримання Регламенту роботи у Департаментах, управліннях, відділах виконавчого комітету міської ради.

Поновлювався телефонний довідник Департаментів, управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради.

Забезпечувалось своєчасне і якісне друкування документів відділів, управлінь та служб виконавчого комітету міської ради.

 

Згідно плану роботи на І півріччя 2012 року та розпорядження міського голови було здійснено перевірки та надано практичну допомогу у структурних підрозділах виконавчого комітету: Департаменті комунального господарства, транспорту та зв’язку, Департаменті соціальної політики, фінансовому управлінні, управлінні з питань надзичайних ситуацій, управлінні культури, центральній міській клінічній лікарні, міському центрі соціальних служб, сім’ї, дітей та молоді, Фонді комунальної власності територіальної громади міста Івано-Франківська.

Приділялось особливу увагу новопризначеним працівникам щодо організації роботи з документами.

Велась робота з документами з грифом “Для службового користування”.

табл. 1

ІНФОРМАЦІЙНІ ДАНІ

про документообіг у виконавчому комітеті міської ради

Вид документів	Кількість документів :
	І півріччя 2011	І півріччя 2012
1	2	3

Документообіг в цілому

становить 17390 18245

у тому числі :

Всього одержано документів 4521 4647

у тому числі :

указів Президента України 25 24

законів України 47 53

постанов Верховної Ради 13 12

України

розпоряджень Кабінету 19 16

Міністрів України

постанов Кабінету 72 47

Міністрів України

розпоряджень ОДА 151 148

рішень обласної ради 22 30

звернень народних 6 10

депутатів України

звернень депутатів 12 16

обласної ради

звернень депутатів 198 123

міської ради

рішень депутатських 22 4

комісій

листів-звернень ОДА 582 622

 

 

листів-звернень відділів 206 215

і управлінь ОДА

судові документи 1312 1246

листів-звернень установ, 1804 2047

підприємств, організацій

та комерційних структур

інформаційних запитів 30 34

Всього надіслано документів 1124 1246

Всього прийнято документів 1725 1700

у тому числі :

Рішень виконкому 395 432

Кількість проведених засідань 22/12 22/13

виконкому та підготовлено

протоколів

Розпоряджень міського голови 1082 1045

Рішень сесій міської ради 248 223

Кількість проведених 13/10 11/8

засідань сесій та підготов-

лено протоколів

Кількість надісланих копій :

-рішень сесій міської ради, 10020 10652

рішень виконкому міської ради,

розпоряджень міського голови

та інших документів.