І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови

На виконання основних завдань відповідно до Положення про управління організаційно-інформаційної роботи та контролю виконавчого комітету міської ради пріоритетними в роботі управління є питання забезпечення інформаційної діяльності виконавчого комітету міської ради, співпраці з органами самоорганізації населення, забезпечення на належному рівні функціонування СУЯ та організація і проведення другого наглядового аудиту, здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

Упродовж звітного періоду підготовлено 12 проектів рішень виконавчого комітету та міської ради, основні з яких: «Про план роботи виконавчого комітету міської ради на ІІ півріччя 2012року», «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчому комітеті міської ради у І півріччі 2012 року”, «Про міський огляд-конкурс на кращий будинковий комітет, краще ОСББ» , «Про підсумки огляду-конкурсу на кращий будинковий комітет, краще ОСББ в 2012 році » та інші.

Управлінням підготовлено 8 розпоряджень міського голови, понад 40 інформаційних довідок, 13 службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, доручень Президента України, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційний відділ облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

Підготовлено ряд інформацій, довідок, відомостей на вимогу обласної державної адміністрації, обласної ради та інших установ. Зокрема, щоквартально поновлювався паспорт міста та сільських рад, готувались матеріали на колегії облдержадміністрації.

Зібрано та узагальнено дані для анкети Асоціації міст України щодо якості надання послуг для підготовки Світового звіту.

Управлінням організовано проведення загальноміської передвеликодньої толоки: та до Дня міста за участю всіх працівників структурних підрозділів виконавчого комітету. Працівники управління брали активну участь в підготовці та проведенні заходів до Дня міста.

За поданням сільських рад подавалась інформація про перейменування вулиць Інформаційному центру управління юстиції, також здійснювалась співпраця з цих питань з відділом ведення Державного реєстру виборців.

І.2.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

З метою поліпшення взаємодії з сільськими радами сформовано план співпраці у 2012 році структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради з сільськими радами Івано-Франківської міської ради.

Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів та сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами, щомісячно надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів та сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

На офіційному сайті м.Івано-Франківська www .mvk .if .ua утворено нові підрозділи розділу «Сільські ради», у яких розміщено інформацію про підсумки соціально-економічного розвитку сіл Івано-Франківської міської ради у 2011 році. На офіційному сайті міста щомісячно розміщується графік проведення сесій та засідань виконавчих комітетів сільських рад.

У І півріччі 2012 року налагоджено співпрацю з сільськими радами Богородчанського району, так, 4 липня 2012 року відбувся спільний семінар з сільськими головами Богородчанського району та сіл Івано-Франківської міської ради. Обмінний семінар відбувався на базі Вовчинецької сільської ради Івано-Франківської міської ради, де учасники семінару ознайомились з важливими соціально-культурними об’єктами села, розглянули питання участі сільських рад у всеукраїнських, міжнародних грантових проектах, поводження з ТПВ та розвитку туристичної галузі регіону.

Для учасників семінару підготовлено брошуру «Соціально-економічний розвиток сіл Івано-Франківської міської ради», у якій розміщено паспорт сіл та основні соціально-економічні показники за 2011 рік.

У майбутньому планується залучення сільських рад Богородчанського району до участі у спартакіаді сільських рад Івано-Франківської міської ради.

В І півріччі 2012 року рішенням Івано-Франківської міської ради у місті проводився конкурс проектів серед громадських організацій, будинкових комітетів та сільських рад Івано-Франківської міської ради. Це перший міський конкурс, за допомогою якого при спільному фінансуванні учасників та бюджетних коштів стане можливим реалізація проектів, важливих для відповідної громади.

Так, згідно рішення конкурсної комісії, серед сільських рад Івано-Франківської міської ради перемогу отримали:

Крихівецька сільська рада – «Облаштування вуличного тренажерного комплексу для дітей та молоді села Крихівці»;

Микитинецька сільська рада – «Облаштування комплексного дитячо-спортивного майданчика у с. Микитинці;

Вовчинецька сільська рада – «Облаштування сільського спортивного комплексу та стадіону в с. Вовчинці».

І.3.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

Робота з органами самоорганізації населення та ОСББ м.Івано-Франківська

У І півріччі 2012 року управлінням підготовлено документи з і створення та надання повноважень 4 будинковим комітетам (органи самоорганізації населення на вул.Федьковича,7, Грушевського,11, Ю.Целевича,5-А, І.Франка,36).

З метою підготовки до відзначення 350-річчя від заснування міста Івано-Франківська залучено будинкові комітети і ОСББ до озеленення своїх прибудинкових територій.

У будинках, де функціонують органи самоорганізації населення та ОСББ, проведено передсвяткові толоки. Відповідно до розпорядження міського голови від 10.04.2012р. №198-р «Про надання посадкового матеріалу головам будинкових комітетів та ОСББ м.Івано-Франківська» видано зелені насадження на суму 14682 грн.

Органи самоорганізації населення та ОСББ взяли участь у щорічному міському огляді-конкурсі на кращий будинковий, територіальний комітет та краще ОСББ м.Івано-Франківська.

Під час святкових заходів на площі Ринок 09.05.2012р. кращим будинковим комітетам та ОСББ вручено грамоти, подяки міського голови та грошові премії.

Відповідно до розпорядження міського голови від 28.04.2012р. №242-р «Про підсумки огляду-конкурсу на кращий будинковий, територіальний комітет та краще ОСББ» визнано переможцями огляду-конкурсу на кращий будинковий, територіальний комітет, краще об’єднання співвласників багатоквартирного будинку:

І місце в номінації кращий будинковий комітет – будинковий комітет на вул.Надвірнянській,30 (голова комітету – Бабіченко Галина Олексіївна) та нагороджено грамотою виконавчого комітету міської ради і грошовою премією в розмірі 3000 грн.

ІІ місце у номінації кращий будинковий комітет – будинковий комітет на вул.Миколайчука, 11 (голова комітету – Ровенко Ольга Іванівна) та нагороджено грамотою виконавчого комітету міської ради і грошовою премією в розмірі 2000 грн.

І місце в номінації краще ОСББ – ОСББ «Садиба на Каскаді» на вул.Миколайчука,26 (голова ОСББ – Яворська Мирослава Богданівна) та нагороджено грамотою виконавчого комітету міської ради і грошовою премією в розмірі 4000 грн.

ІІ місце в номінації краще ОСББ – ОСББ «Сучасне житло» на вул.Кармелюка,2 (голова ОСББ – Ломей Вікторія Нестерівна) та нагороджено грамотою виконавчого комітету міської ради і грошовою премією в розмірі 3000 грн.

ІІІ місце в номінації краще ОСББ – ОСББ «Андромеда» на вул.Сорохтея,14-А (голова ОСББ – Павлюк Марія Миколаївна) та нагороджено грамотою виконавчого комітету міської ради і грошовою премією в розмірі 2000 грн.

За проведену роботу щодо залучення мешканців до спільного вирішення питань благоустрою території та утримання житла нагороджено:

Будинковий комітет на вул.І.Франка,36 (голова комітету – Юркіна Антоніна Пантелеймонівна) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

ОСББ «Злагода-2005» на вул.Заклинських,6 (голова – Підгурська Стефанія Дмитрівна) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

ОСББ «Південне» на Південному бульварі,33 (голова ОСББ – Богаченко Ярослав Костянтинович) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

ОСББ «Драгоманова, 12» на вул.Драгоманова, 12 (голова ОСББ – Зембіцька Наталія Анатоліївна) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

ОСББ «Сучасне життя» на вул.Заклинських,13 (голова ОСББ – Жураківський Михайло Дмитрович) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

ОСББ «Респект – ІФ» на вул.Довгій,35 (голова ОСББ – Стельмах Ніна Василівна) подякою міського голови та грошовою премією 1000 грн.

У звітному періоді організовано проведення 5 засідань Ради голів будинкових комітетів та ОСББ при міському голові, з них - 1 розширене засідання за участю міського голови В.Анушкевичуса, заступників міського голови, секретаря міської ради, , керівників комунальних підприємств, правоохоронних органів. Протоколи цих засідань контролюються та аналізується їх виконання.

Головам органів самоорганізації населення видано 4 посвідчення.

Представники органів самоорганізації населення постійно залучаються до вирішення актуальних проблем міста, зокрема, будинкові комітети, ОСББ та ЖБК брали участь у засіданнях комісій, комітетів та рад, які функціонують у виконавчому комітеті міської ради. Члени Ради голів будинкових комітетів та ОСББ при міському голові постійно брали участь у конференціях, обговореннях, тренінгах та семінарах, які відбувалися, як в Івано-Франківській області, так і за її межами.

11 квітня 2012 року відбулось засідання конкурсної комісії, яка обрала кращі проекти та програми, що у 2012 році отримають співфінансування із міського бюджету

Відповідно до рішення Івано-Франківської міської ради у місті проводиться конкурс проектів серед громадських організацій, будинкових комітетів та сільських рад Івано-Франківської міської ради. Це перший міський конкурс, за допомогою якого при спільному фінансуванні учасників та бюджетних коштів стане можливим реалізація проектів, важливих для відповідної громади.

Серед органів самоорганізації населення (будинкові, квартальні чи вуличні комітети)кращими проектами виявились :

Будинковий комітет на вул. Федьковича, 7 – « Облаштування дитячого ігрового майданчика по вул. Федьковича, 7 »;

Будинковий комітет на вул. Вовчинецька, 25 – « Асфальтування проїзду та подвір’я буд. № 25 по вул. Вовчинецькій »;

Будинковий комітет на вул. Вовчинецька 198 «Б» - « Ремонт підвального приміщення елеваторного вузла централізованого теплопостачання в буд. № 198 Б на вул. Вовчинецька »;

Будинковий комітет на вул. Горбачевськог, 9 – « Спільними зусиллями наведемо лад у під’їздах будинку по вул. Горбачевського, 9 »;

Будинковий комітет на вул. Ст. Бандери, 12 – « Ремонт підвальних сантехнічних систем в буд. 12 на вул. Ст. Бандери, 12 »;

Будинковий комітет на вул. Миколайчука, 11 – « Заміна вікон у під’їздах в будинку на вул. Миколайчука, 11 »;

Будинковий комітет на вул. Целевича, 5 А – « Капітальний ремонт дворової каналізації між першим та другим під’їздами в буд. № 5 А по вул. Целевича, 5 А »;

Будинковий комітет на вул. Сахарова, 27 – « Заміна вікон сходових кліток у під ’їздах № 1 та № 2 в буд. № 27 по вул. Сахарова »;

Будинковий комітет на вул. Сахарова, 31 – « Ремонт підвальних сантехнічних систем в буд. 31 на вул. Ак. Сахарова »;

Будинковий комітет на вул. Сахарова, 33 – « Заміна вікон сходових кліток у під ’їздах № 1 та № 2 в буд. № 33 по вул. Сахарова »;

Будинковий комітет на вул. Пасічна, 18 – « Реконструкція та заміна дворової каналізації в буд. № 18 по вул. Пасічна »;

Будинковий комітет на вул. Ленкавського, 9 – « Мобілізація громадських ініціатив для встановлення дитячого майданчика »;

Будинковий комітет на вул. В. Стуса, 25 – « Ремонт сходових кліток першого під ’їзду, впорядкування електричних та комунікаційних кабелів у житловому будинку по вул. В. Стуса, 25 »;

Будинковий комітет на вул. Івана Франка, 36 – « Заміна віконних конструкцій на сходових клітках будинку »;

Будинковий комітет на вул. Сухомлинського 4, корп. 3,4 – « Ремонт 4-го під ’ їзду ».

1.4.Робота з комісіями, комітетами та радами, які функціонують у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради

Постійно триває робота із внесення змін у склад комісій, комітетів та рад, які функціонують у виконавчому комітеті міської ради, активізація їх діяльності та ведення документації. Оновлено інформацію на офіційному сайті міста Івано-Франківська щодо комісій, комітетів та рад, документів, які регламентують їх діяльність, а також інформацію про секретаря комісії чи комітету та контактний телефон.

Спільно з помічниками заступників міського голови постійно аналізується робота комісій, вносяться відповідні зміни до їх складу. Проведено перевірку складу комісій, комітетів та рад, які очолює перший заступник міського голови З.Фітель, а також правильність оформлення протоколів засідань та оформлення протокольних доручень, аналіз їх виконання.

1.5. Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

На виконання розпорядження міського голови від 25.11.2011р. №650-р «Про створення робочої групи» та від 06.04.2012 №180-р «Про створення робочої групи» надано методично-практичну допомогу у правлінню з питань надзвичайних ситуацій, Д епартаменту комунального господарства, транспорту і зв’язку, Департаменту містобудування та архітектури, фінансовому управлінню, управлінню земельних відносин, у правлінню культури, Центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, Фонду комунальної власності територіальної громади міста, Центральній міській клінічній лікарні, Департаменту соціальної політики. За підсумком надання методично-практичної допомоги підготовлено довідки із зауваженнями та пропозиціями щодо вдосконалення роботи структурними підрозділами.

І.6.Організація роботи з впровадження системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю в І півріччі 2012р. були підготовка, організація та проходження сертифікаційного аудиту системи управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009, а також здійснення планування, організації та контролю за виконанням заходів по забезпеченню функціонування та удосконалення системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

З цією метою було проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2011 рік та розроблено і затверджено рішенням виконавчого комітету міської ради від 05.04.2012 р. №215 «Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2012 рік». Проведено координацію роботи, контроль та аналіз виконання таких дій в усіх структурних підрозділах виконавчого комітету.

Підготовлено розпорядження міського голови від 23.05.2012р №284-р. «Про внесення змін в розпорядження міського голови від 25.10.2011 року №584-р», відповідно до якого внесено зміни в склад внутрішніх аудиторів виконавчого комітету міської ради.

Підготовлено графік проведення внутрішніх аудитів на 2012 рік.

Внесено зміни до складу робочої групи з впровадження та функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради та розпорядженням міського голови від 23.05.2012 року № 285-р затверджено її новий склад.

Підготовлено 7 протоколів засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ.

Здійснено аналіз та розрядженням міського голови від 23.03.2012 р. №148-р внесено зміни до Реєстру адміністративних послуг:

· викладено в новій редакції перелік послуг, які надаються Департаментом містобудування та архітектури (7 адміністративних послуг), управлінням земельних відносин (5 адміністративних послуг);

· вилучено з Реєстру адміністративних послуг 1 адмініністративну послугу (Департамент комунального господарства, транспорту і зв' язку);

· включено в Реєстр адміністративних послуг 5 адміністративних послуг (Департамент соціальної політики - 1, Департамент комунального господарства, транспорту і зв' язку – 2, управління освіти та науки -1, фінансове управління – 1). Із врахуванням внесених змін Реєстр надання адміністративних послуг на даний час налічує 109 послуг.

За результатами змін до Реєстру адміністративних послуг, внесених розпорядженнями міського голови від 23.03.2012 року №148-р та від 27.12.2011 року №739-р розроблено, перевірено та введено в дію 193 оновлених інформаційних (ІК) та технологічних (ТК) карти, виготовлено їх копії та проведено заміну в структурних підрозділах та інформаційному стенді в Центрі надання адміністративних послуг. Загалом було зроблено 274 копії.

Сформовано пакет електронних версій оновлених інформаційних карток та проведено їх заміну на офіційному веб-сайті міста.

Підготовлено розпорядження міського голови від 30.05.2012р №291-р. «Про проведення анкетування», відповідно до якого в червні - липні 2012 року в Центрі надання адміністративних послуг та окремих структурних підрозділах, які надають послуги населенню згідно із затвердженими реєстрами адміністративних та неадміністративних послуг, було проведено дослідження задоволеності замовників послугами, які надаються виконавчими органами Івано-Франківської міської ради.

Для проведення анкетування було удосконалено та розроблено новий варіант анкети.

З метою отримання об'єктивних результатів до проведення анкетування було залучено учасників проекту «Молодь і влада» та студентів вищих навчальних закладів, які проходили практику у виконавчих органах міської ради.

Підготовлено та введено в дію нові версії наступних 4 документів системи управління якістю:

· Настанову з якості виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради;

· інструкції з обслуговування замовників (І-СУЯ/02) ;

· інструкцію з планування, розробки, впровадження нової послуги та внесення змін до послуг, що надаються (І-СУЯ/08);

· інструкцію з надання послуг (І-СУЯ/10).

Удосконалено технологію діловодства документів системи управління якістю та підготовлено новий розділ «Діловодство документів системи управління якістю» до Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради.

Здійснено ряд заходів по проходженню сертифікації системи управління якістю виконавчого комітету міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009: надано відповідні консультації та проконтрольовано готовність структурних підрозділів виконавчого комітету до проходження сертифікаційного аудиту, підготовлено ряд необхідних документів для укладання угоди між виконавчим комітетом та ТОВ «Глобал Сетрифік» на проведення сертифікаційних робіт системи управління якістю, здійснено підготовку та організовано проведення зовнішнього аудиту в структурних підрозділах виконавчого комітету та вручення сертифікатів якості виконавчому комітету Івано-Франківської міської ради.

Проведено аналіз зауважень і звіту за результатами сертифікаційного аудиту та підготовлено протокол заключної наради аудиту, в якому відображено усі зауваження, та розіслано структурним підрозділам.

Постійно здійснюється вивчення методичних рекомендацій та досвіду інших міст у сфері функціонування системи управління якістю з метою її удосконалення у виконавчому комітеті міської ради.

ІІ. Інформаційна робота

ІІ.1.Контроль за дотриманням Законів України "Про інформацію", «Про доступ до публічної інформації» в частині повноважень місцевих органів виконавчої влади, взаємодія із засобами масової інформації щодо висвітлення діяльності виконавчого комітету міської ради

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження міського голови від 26.05.2011р. №300-р «Про заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації» проводилась відповідна робота з реєстрації, опрацювання та надання відповідей на запити про надання публічної інформації. Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю здійснює контроль за щотижневим звітуванням (при формуванні звітів про роботу за тиждень) про отримання та опрацювання запитів з надання публічної інформації структурними підрозділами. Звіт про роботу із запитами на публічну інформацію щомісячно висвітлюється на веб-сайті виконавчого комітету. За звітний період до виконавчого комітету міської ради надійшло 120 запитів про публічну інформацію. Випадків невиконання або невчасного виконання публічних запитів структурними підрозділами не було.

Управлінням щопіврічно та за підсумком року готуються довідки про роботу з публічною інформацією.

Спільно з відділом програмного та комп′ютерного забезпечення здійснювалась робота щодо наповнення постійних розділів сайту структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради. В окремому розділі по роботі з запитами на публічну інформацію висвітлено всю необхідну інформацію на вимогу чинного законодавства.

З метою вдосконалення інформаційної діяльності виконавчого комітету підготовлено щоквартальні інформаційні записки, а також підсумкові – за підсумком півріччя, року.

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками І півріччя 2012 року відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 264 документи органів влади вищого рівня, 778 рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови. Взято на контроль 78 документів органів влади вищого рівня та 245 рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. Виконано та закрито «До справи» 126 документів органів влади вищого рівня, знято з контролю 292 рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови.

На виконання актів і доручень Президента України прийнято 8 власних документів, на виконання актів і доручень уряду – 5 документів та на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації – 7 документів.

Заслухано в порядку контролю за виконанням документів на засіданнях виконавчого комітету – 5 розпоряджень голови облдержадміністрації та 7 власних документів, відповідно на нарадах у міського голови та його заступників – 10 документів органів влади вищого рівня та 35 рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови. За поданням відділу контролю хід виконання найважливіших документів розгляда вся на оперативних нарадах у міського голови та його заступників.

У І півріччі 201 2 ро ку сформовано 163 питан ня для розгляду на оперативних нарадах у міського голови, підготовлено порядок денний 25 оперативних нарад. Проаналізовано виконання 734 протокольн их доручен ня міського голови.

Проведено перевірки виконання двох протокольних доручень оперативної наради у міського голови з виїздом на місце.

23 лютого 2012 року на засіданні виконавчого комітету міської ради слухалось питання про стан виконавської дисципліни у відділах і управліннях виконавчого комітету міської ради. Здійснено детальний аналіз стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання документів, дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

Як результат, за підсумками І півріччя 2012 року, кількість невиконаних документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, взятих на контроль з початку 2012 року, зменшилась і становить 2 % від загальної кількості контрольних документів.