Впровадження Електронного реєстру листків непрацездатності є одним із механізмів вдосконалення контролю за здійсненням видачі первинної медичної документації і виплат матеріального забезпечення.

Фондом соціального страхування України здійснено всі заходи для початку роботи Електронного реєстру листків непрацездатності. Україна поступово переходить на автоматичне формування  «е-лікарняних», замість видачі паперових листків непрацездатності. Перехідний період триватиме по серпень 2021 року. На період до 01 вересня 2021 року створювати та вносити медичні висновки про тимчасову непрацездатність до Реєстру будуть окремі визначені заклади охорони здоров’я. Обіг паперових листків непрацездатності та призначення за ними матеріального забезпечення від ФССУ на цей період продовжуються.

Вже починаючи з червня роботодавці почали працювати з електронною версією звичних лікарняних. Електронний лікарняний, який підтверджує тимчасову непрацездатність працівника – це документ, що зареєстрований в зазначеному МОЗ України порядку і має індивідуальний номер (без серії) в спеціальному реєстрі. Саме він є підставою для нарахування працівникам допомоги по тимчасовій втраті працездатності та по вагітності та пологах.

Звідки виникає «е-лікарняний» і як з ним працювати?

• Медичний заклад на підставі медичного висновку вносить до Реєстру інформацію про тимчасову втрату працездатності та надсилає її до Пенсійного фонду України. Лікар, який робить цей запис (відкриває/закриває листок непрацездатності), засвідчує його своїм електронним підписом. Уносячи інформацію в Реєстр, лікар має внести до системи найменування страхувальника, у якого працює пацієнт, та його податковий номер в ЄДР.
• Пенсійний фонд присвоює цьому запису унікальний номер — єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності. Із цього моменту можна вважати, що електронний листок непрацездатності вже існує, тобто інформацію про нього може отримати і Фонд соціального страхування, і роботодавець.

Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. (Портал електронних послуг: https://portal.pfu.gov.ua/)

Роботодавець робить витяг із Реєстру (крім інформації про тимчасову непрацездатність працівника, у ньому буде зазначено присвоєний індексний номер, зафіксовано дату й час формування). Отримати витяг можна буде в електронній формі.

• Сформований е-лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення, однак підставою для надання матеріального забезпечення стане лише після закриття. А у випадку допомоги по вагітності та пологах – одразу після створення.

На призначення працівнику матеріального забезпечення відведено не більше 10 календарних днів з дня закінчення періоду дії е-лікарняного.

Е-лікарняний друкується або залишається в електронному вигляді (за рішенням роботодавця).

● Кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та Фонду соціального страхування України.

● Е-лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передаються до комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства. Комісія із соціального страхування на підприємствах продовжує свою роботу та зберігає весь обсяг функцій, передбачених Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 № 13.

● Рішення (протокол комісії) про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення.

● Бухгалтерією здійснюється розрахунок матеріального забезпечення на підставі е-лікарняного (за необхідності його паперової роздруківки) та рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства. Даний розрахунок записується в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображається в бухгалтерських проводках.

• Заповнюється заява-розрахунок та подається до відділення Фонду.

● Подати заяву-розрахунок до ФССУ роботодавець має не пізніше 5 робочих днів з моменту прийняття рішення про призначення матеріального забезпечення комісією (уповноваженим).

● Якщо роботодавець має декілька листків непрацездатності різних видів (електронні та паперові), він має подати заяви-розрахунки ОКРЕМО за кожним видом лікарняних.