Трудовим законодавством передбачено обов’язкове ведення кадрової документації для усіх роботодавців.

Після публікації щодо кадрової документації, яка повинна бути на підприємстві: https://www.facebook.com/upr.pracya/posts/1369768616742226, до Управління праці Івано-Франківської міської ради звернулось чимало фізичних осіб-підприємців із запитом: який перелік кадрової документації повинен бути у них?

Повний склад кадрових документів, які мають бути у ФОП, визначити достатньо складно, оскільки це залежить від багатьох факторів: сфери діяльності, умов праці тощо. Але є документи, які підприємець повинен вести у будь-якому разі.

До них належать:

1.     Правила внутрішнього трудового розпорядку

Листом від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134 Мінсоцполітики інформує: оскільки підприємець у розумінні Кодексу Законів про працю (КЗпП) виступає роботодавцем, він має розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Відсутність правил загрожує адміністративним штрафом.
Як варіант, правила внутрішнього трудового законодавства можна досить детально прописати у письмовому трудовому договорі. 

2.     Трудові договори та накази

У ст. 24 КЗпП України зазначено: «Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України».

За фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору існує відповідальність згідно з чинним законодавством.
Обов’язковими до складання є накази про приймання на роботу та направлення у відрядження. Накази оформляють в довільній формі.

3.      Трудова книжка

ФОП вносить записи про прийняття на роботу і про звільнення з роботи до трудових книжок працівників відповідно до Інструкції № 58. Але

тільки в тому випадку, якщо для працівника це місце роботи (у ФОП) є основним.
Зберігаються трудові книжки у самих працівників.

 З 10.06.2021 року набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-ІХ, який передбачає поступову відмову від паперової трудової книжки. Облік трудової діяльності працівників буде здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

    4.Штатний розпис

Листом від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Мінсоцполітики наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, в тому числі ФОП. В документі наводиться перелік посад відповідно до Класифікатора професій ДК із зазначенням кількості працівників, які їх займають, та розміру окладів за кожною посадою.
Спеціальної форми штатного розпису немає. Вносити зміни до документа можна хоч щомісяця.

5.     Графік відпусток.

Ч. 4 ст. 79 КЗпП визначено, що порядок надання відпусток визначається графіком відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. До обов’язків роботодавця входить повідомлення робітника про початок відпустки за два тижні до цієї дати. Ці положення прописані в ст. 10 Закону про відпустки. Тому підприємці, як і юрособи, мають складати графік відпусток та інформувати працівників під підпис.

       6. Особові картки

Мінсоцполітики та Держпраці дотримуються однакової думки: ФОП зобов’язані вести особові картки працівників. Аргументуючи позицію п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці.

7.      Табель обліку використання робочого часу

Оскільки зобов’язання вести облік робочого часу є обов’язком суб’єкта господарської діяльності, що використовує найману працю, зазначені норми щодо ведення обліку робочого часу поширюються тільки на ФОП – роботодавців.

Наявність документа попередить безліч питань контролюючих органів та допоможе довести правильність розрахунків, пов’язаних з обліком:  

-         фактично відпрацьованого часу (в режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

-          годин, відпрацьованих понаднормово, у святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час;

-          часу, невідпрацьованого з поважних причин (хвороба, відпустка) та прогулів.

Також дуже популярне питання серед підприємців: чи повинен ФОП зберігати кадрові документи безпосередньо в торговельній точці?
У чинному законодавстві вимог із цього приводу ви не знайдете. Але для швидкого підтвердження належного оформлення трудових відносин з найманими працівниками, зберігайте копії трудового договору та повідомлення про прийняття на роботу з ДПС в торговій точці.