Трудовим законодавством передбачено обов’язкове ведення кадрової документації для усіх роботодавців. Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки тощо. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певній формі.

Під час проведення інформаційно-роз’яснювальної роботи до фахівців Управління праці Івано-Франківської міської ради нерідко виникають питання щодо ведення КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ на підприємстві чи в установі. Тому відповідаємо:

 Правила внутрішнього трудового розпорядку – це розроблений роботодавцем у встановленому порядку документ, який регламентує організацію праці і за допомогою якого підприємство забезпечує дотримання трудової дисципліни та нормативну поведінку працівників.

 Штатний розпис – це організаційно-розпорядчий документ, що відображає структуру компанії, чисельність відділів, співробітників, а також розмір їхньої заробітної плати. Розроблення штатного розпису має здійснюватися з урахуванням вимог Класифікатора професій ДК 003-2010. Термін зберігання складає три роки. Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.

 Колективний договір – це нормативно-правовий договір, що укладається на виробничому рівні між роботодавцем і найманими працівниками з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин та узгодження інтересів суб'єктів соціального партнерства. Вимоги до змісту і порядок укладання колективних договорів визначаються Законом України «Про колективні договори і угоди».

 Посадові (робочі) інструкції працівників.

Статтею 29 КЗпП передбачено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

-          роз'яснити працівникові його права і обов'язки;

-          проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

 Накази з кадрових питань – це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність підприємства стосовно кадрових питань. Накази з кадрових питань ведуться окремо від інших (з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань) наказів. До цих наказів відносяться: накази про прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, про відрядження, надання матеріальної допомоги, накладення дисциплінарного стягнення тощо.

 Книга наказів (журнал обліку наказів).

 Особові справи працівників – це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

 Особові картки працівників (Типова форма П-2) – заповнюються за встановленою формою, затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року.

 Трудові книжки – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

 З 10.06.2021 року набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-ІХ, який передбачає поступову відмову від паперової трудової книжки. Облік трудової діяльності працівників буде здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

 Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

 Табель обліку робочого часу – поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або установи, підприємства в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів.

 Графік відпусток працівників, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році.

! Цей перелік не є вичерпним, але наявність хоча б зазначених вище документів суттєво скоротить перелік зауважень інспектора Держпраці при перевірці! Зі свого боку рекомендуємо підприємствам провести попередній кадровий аудит, щоб спати спокійно і зустрічати інспекторів з посмішкою!