Відповідно до Інструкції з аналізування системи управління якістю керівництвом виконавчого комітету міської ради (І-СУЯ/14) та п.5.6 Настанови з якості 23.10.2009 року на розширеній оперативній нараді під головуванням міського голови вищим керівництвом виконавчого комітету міської ради було проведене аналізування чинної у виконкомі міської ради системи управління якістю та стану її функціонування у 2009 році.
Метою цього аналізу стало визначення поточної результативності діяльності виконкому міської ради, її відповідності визначеним завданням, а також визначення основних пріоритетів і напрямів розвитку на наступний період. Так, протягом 2009 року відповідно до розпорядження міського голови від 18.06.09р. № 330-р «Про затвердження плану впровадження вимог ISO 9001-2008 в систему управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради» у 2009 році заплановані та виконані відповідні заходи з переходу на нову версію стандарту. Внесено зміни та затверджено новий склад робочої групи з впровадження та функціонування системи управління якістю в діяльність виконавчих органів Івано-Франківської міської ради, визначені посадові особи, які виконують функції внутрішніх аудиторів. Для працівників виконавчого комітету було підготовлено інформацію про зміни в міжнародному стандарті ISO 9001-2008, з якою ознайомлено всіх працівників структурних підрозділів. Здійснено перегляд 9 документів СУЯ, внесено зміни до них та затверджено нові редакції 8 документів. Інструкція з поширення інформації щодо впровадження системи управління якістю (І-СУЯ/04) втратила чинність. Копії 9 документів, які втратили чинність, вилучені, а копії нових версій 8 документів СУЯ розіслані структурним підрозділам згідно з реєстром розсилки. З новими версіями документів ознайомлені всі працівники структурних підрозділів. У зв'язку з перерозподілом обов'язків між структурними підрозділами виконкому міської ради та деякими державними органами розроблено і впроваджено нові адміністративні послуги. Рішенням виконкому міської ради від 21.07.09р. № 369 затверджено нову редакцію Реєстру адміністративних послуг, до якого внесено 166 послуг (в попередній редакції Реєстру було 137 послуг). Розроблені інформаційні та технологічні картки нових послуг.
Здійснено перегляд Політики якості та Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2008-2009роки. Відповідно до рішення виконкому міської ради внесено зміни до цих документів, викликані переходом на нову версію стандарту ISO 9001-2008. Проаналізовано виконання Політики якості та Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті міської ради у 2009 році. Політика якості та цілі впровадження Політики якості розміщені на офіційному сайті Івано-Франківська. В плані досягнення Цілей у сфері якості у 2009 році 15.03.09р. на щорічній церемонії вшанування лідерів економічного розвитку міста «Тріумф-2008» представники «TUV NORD» вручили міському голові м.Івано-Франківська міжнародний сертифікат якості, чим засвідчили відповідність системи менеджменту виконавчого комітету міської ради міжнародному стандарту ISO 9001:2000.
У 2009р. продовжувалась робота зі створення Центру надання адміністративних послуг. Завершено ремонтні роботи в приміщенні на вул.Незалежності, 7, яке виділене для Центру надання адміністративних послуг, підведені мережеві лінії. Рішенням XLI сесії Івано-Франківської міської ради п'ятого демократичного скликання від 28.04.09р. створено відділ дозвільно-погоджувальних процедур (Дозвільний центр м. Івано-Франківська) виконавчого комітету міської ради зі штатною чисельністю 4 одиниці та затверджено його Положення. У зв'язку з відсутністю фінансування відкриття Центру надання адміністративних послуг перенесено на 2010рік.
Для ефективного функціонування СУЯ придбано за кошти міського бюджету відповідно до Інструкції з управління інфраструктурою 10 одиниць комп′ютерної та офісної техніки, 100% комп′ютерів підключено до локальної мережі та Всесвітньої мережі Інтернет, що дало змогу розширити можливості внутрішньої комунікації та зворотної комунікації із замовниками адміністративних послуг. Внесено зміни в структуру виконкому: проведено реорганізацію відділу підтримки та розвитку підприємництва у відділ розвитку підприємництва управління економічного та інтеграційного розвитку та відділ дозвільно-погоджувальних процедур (Дозвільний центр) виконкому міської ради. Збільшено штатну чисельність управління земельних відносин на 3 штатні одиниці. Відділ державної реєстрації (Реєстраційна палата) та Дозвільний центр змінили поштову адресу, що значно покращило умови прийому фізичних та юридичних осіб. Виконано ремонтні роботи та закуплено нові офісні меблі для протокольної частини, уповноваженого з питань СУЯ.
Відповідно до розпорядження міського голови від 15.06.09р. № 310-р в рамках впровадженої у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради системи управління якістю в період з 17.06.2009р. по 17.07.2009р. у структурних підрозділах виконавчого комітету шляхом анкетування було проведено дослідження задоволеності замовників рівнем наданих адміністративних послуг. Метою дослідження було визначення того, якою мірою мешканці міста задоволені рівнем наданих адміністративних послуг виконавчими органами Івано-Франківської міської ради та вивчення їх пропозицій для покращення якості послуг. Відповідно до Реєстру адміністративних послуг анкетування проводилося в 16 структурних підрозділах виконкому, участь у якому взяло 1 013 громадян. Як свідчать результати дослідження, 991 (98%) респондентом було позитивно оцінено рівень наданої послуги. З них 703 (70%) опитаних оцінюють рівень послуги на відмінно, 288 (28%) - добре і 22 (2%)-задовільно. Окрім того, переважна більшість респондентів, що складає 985 осіб (97% ), відмітили ввічливість та компетентність працівників, які розглядали їх справу. З них 835 (82% ) відвідувачів стверджують, що особа, яка надавала послугу виконувала свою роботу на відмінно, 150 (15%) - добре і 28 (3%) задовільно.
Результативність наданих послуг респонденти оцінили здебільшого позитивно. З них: 973 (96%) вказали, що їм вдалося вирішити питання, з яким вони звернулися до виконавчих органів, в належний термін. Проте, 40 громадян, що складає 4% від загальної кількості опитаних, висловили своє невдоволення з приводу термінів виконання їхніх замовлень. В ході проведеного дослідження мешканцями міста було зазначено ряд зауважень, які в свою чергу будуть проаналізовані та враховані при подальшій роботі виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради. На офіційному сайті міста Івано-Франківська постійно проводиться соціологічне опитування щодо якості надання адміністративних послуг певним структурним підрозділом виконкому міської ради. На даний час опитування стосується діяльності управління праці та соціального захисту населення, наступними будуть управління архітектури і містобудування, управління земельних відносин і т.д.
Для підвищення рівня компетентності посадових осіб згідно затвердженого плану внутрішні навчання пройшли 275 посадових осіб місцевого самоврядування. Зовнішнє навчання пройшли:
· на курсах підвищення кваліфікації - 45 осіб;
· по обміну досвідом - 27 осіб;
· самопідготовку провели 396 посадових осіб.
Стажування на посаду перед конкурсним випробовуванням пройшли 12 осіб. Стажування по проекту «Молодь і влада» пройшли 40 осіб, з яких кращі за результатами співбесіди зараховані до кадрового резерву працівників виконкому. Для забезпечення відкритості та прозорості в діяльності виконавчого комітету міської ради проведено 6 громадських слухань. Інформація про роботу міської ради щочетверга висвітлюється газетою міської ради «Західний кур′єр», на ТРК «Вежа» та на офіційному сайті Івано-Франківська ( з початку року понад 1300 повідомлень). Розроблені веб-сайти управління освіти та центральної міської клінічної лікарні. Напрацьовується Положення про офіційний сайт міста Івано-Франківська. Від початку року проведено 26 прямих телефонних ліній керівництва виконкому із мешканцями міста, 42 виступи на телебаченні та 26 – по радіо.
Звіт про роботу міського голови, виконавчого комітету міської ради за 2008 рік надруковано в газеті міської ради «Західний кур'єр». Переглянуто Настанову з якості як регламентуючий документ, який описує систему управління якості у виконавчому комітеті міської ради. Для взаємовигідних партнерських стосунків влади, бізнесу, громади проведено 5 засідань тристоронньої соціально-економічної ради, на яких проаналізовано хід виконання угоди про партнерство.
Відповідно до Процедури з проведення внутрішнього аудиту внесено зміни до групи внутрішніх аудиторів. З внутрішніми аудиторами проведено 2 навчання, підготовлено та затверджено перелік питань для проведення внутрішніх аудитів, розроблено графік проведення аудитів, розподілено підгрупи аудиторів за відділами та управліннями. 14-15.10.2009 року в 37 структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради проведено внутрішні аудити. За результатами аудитів сформовано реєстр звітів та реєстр аналізу невідповідностей. В ходіі внутрішніх аудитів виявлено 2 невідповідності, з якими ознайомлені керівники процесів та розроблено коригувальні дії щодо усунення невідповідностей. Виявлені невідповідності стосуються розробки нових послуг та внесення змін до Реєстру адміністративних послуг.
В цілому за результатами аналізування стан функціонування СУЯ у виконкомі оцінено задовільно та вирішено у 2010 році продовжити роботу в цьому напрямку та визначено наступні напрямки розвитку на наступний період :
1. При формуванні бюджету на 2010 рік врахувати всі потреби в ресурсах відповідно до розроблених Політики якості та Цілей впровадження Політики якості (передбачити кошти на придбання комп′ютерної техніки, відкриття Центру надання адміністративних послуг, проведення ремонтних робіт в службових приміщеннях та закупівлю офісних меблів).
2. Продовжити роботу з виконання розроблених цілей з впровадження Політики якості.
3. Ввести в дію Центр надання адміністративних послуг.
4. Внести зміни в Реєстр адміністративних послуг.
5. Провести анкетування задоволеності замовників рівнем наданих адміністративних послуг у червні та соціологічне опитування у вересні 2010 року.
6. Розробити проект бюджету на 2010 рік з врахуванням потреб на виконання Програм, в тому числі Центр надання адміністративних послуг.
7. Керівникам структурних підрозділів, де виявлені невідповідності, посилити контроль за проведенням коригувальних дій.
8. Провести у вересні 2010р. внутрішній аудит у структурних підрозділіах, які надають адміністративні послуги.